Det er bare de som arbeider med saken din som har tilgang til dine personopplysninger. Alle i UNE følger strenge regler for hvordan de skal behandle personopplysninger.

Utlendingsnemnda (UNE) er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene vi får eller henter selv. Det betyr at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven (ekstern lenke).

Hva er personvern?

Personvern handler om retten den enkelte har til å sikre sin personlige integritet og privatliv. Begrepet omfatter enkeltpersoners rett til innflytelse på bruk og spredning av personopplysninger om seg selv, altså retten til å bestemme over egne personopplysninger. Dette prinsippet er forankret i den europeiske menneskerettighetskonkvensjonen (EMK).

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, bilder og fingeravtrykk. Det kan også være opplysninger om etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold eller seksuelle forhold. Utlendingssaker inneholder mange slike personopplysninger.

Hva betyr det å behandle personopplysninger?

I dette så ligger det at vi samler inn opplysninger om deg, vi registrerer de i våre datasystemer, vi setter dem sammen, lagrer dem eller vi utleverer dem.

Ønsker du innsyn i dokumentene i din egen sak?

Du kan ta kontakt med vårt personvernombud, men ikke for alle type spørsmål. Henvendelser til vårt personvernombud må dreie seg om UNEs egen behandling av personopplysninger, og da i hovedsak knyttet til personopplysninger om deg.

Personombudet skal ikke svare på spørsmål om saksbehandlingen i UNE eller henvendelser som gjelder dine saker eller vedtak.

Henvendelser om partsinnsyn, innsyn i dokumentene i din sak som er til behandling i UNE, må sendes inn via eDialog, eller via postmottak@une.no

UNE behandler personopplysninger som vi trenger for å kunne behandle utlendingssaker og gjøre andre oppgaver vi skal løse. 

For å utføre denne oppgaven innhenter vi og behandler opplysninger når vi behandler saker om:

  • visum
  • oppholdstillatelse
  • beskyttelse (asyl)
  • reisedokument
  • statsborgerskap
  • bortvisning
  • utvisning
  • tilbakekall av tillatelser

UNE vil bare bruke opplysningene dine til de oppgavene vi har hentet de inn for.

Vi behandler og innhenter også opplysninger om deg når vi kontrollerer og verifiserer opplysningene du har gitt til oss, for eksempel for å avklare din identitet, alder og familierelasjoner. Det betyr at vi kan bruke opplysningene fra de tidligere utlendingssakene dine når vi behandler en ny sak. Vi kan også bruke opplysninger fra en annen persons sak hvis det er nødvendig for å behandle saken din.

UNE har hjemmel for å behandle nødvendige personopplysninger om deg for å utføre oppgavene nevnt ovenfor (utlendingsloven § 83a, jf. utlendingsforskriften § 17-7a). Hjemmelen omfatter også behandling av særlige kategorier personopplysninger. Behandlingen skjer innenfor de rammene som følger av utlendingsloven, statsborgerloven med tilhørende forskrifter.

UNE behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt ovenfor. Hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg, er avhengig av oppgaven vi skal løse. Nærmere informasjon om dette vil du få under saksbehandlingen.

UNE vil behandle noen opplysninger uavhengig av sakstype, for eksempel opplysninger om:

  • identitet (for eksempel navn, fødselsdato, fødested, kjønn, statsborgerskap, passnummer)
  • biometri (ansiktsfoto og fingeravtrykk)
  • oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)
  • relasjoner til andre (for eksempel familie, vertsfamilie, arbeidsgiver, studiested)
  • økonomiske forhold (for eksempel inntekt, økonomisk støtte fra det offentlige, formue)
  • utlendingssaken (for eksempel status på saken din, informasjon om hva som har skjedd i saken og grunnen til at du får oppholdstillatelse)

UNE henter inn nødvendig informasjon fra deg som søker oppholdstillatelse eller har en annen sak til behandling. Du skal selv bidra til å avklare din identitet, og du har en plikt til å gi opplysninger til UNE som kan ha betydning for saken din (utlendingsloven § 83).

UNE kan også innhente opplysninger fra andre offentlige organer, for eksempel politiet, skatteetaten, folkeregisteret, NAV, barnevernet og Lånekassen når dette er nødvendig for opplysning av saken din (utlendingsloven § 84 og utlendingsforskriften §§ 17-7a til 17-7 g).

Vi kan også be norske utenriksstasjoner om å gi oss opplysninger som kan være relevante for din sak. Det kan for eksempel være at vi ber om at utenriksstasjonen undersøker om et dokument du har levert inn til oss er ekte eller ikke.

Vi innhenter også opplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, som for eksempel nettsider og sosiale medier.

UNE registrerer personopplysningene dine i Utlendingsdatabasen (UDB), som er utlendingsmyndighetenes sentrale personregister. Alle opplysningene i utlendings- og statsborgerskapssaker blir registrert og lagret i UDB. Utenlandske statsborgere som registreres, får tildelt et unikt identifikasjonsnummer (DUF- nummer). Det finnes også norske borgere som er registrert i DUF, for eksempel familiemedlemmer, vertsfamilier og arbeidsgivere.

Dersom det er tvil om spørsmål i saken din som kan ha avgjørende betydning for utfallet i din sak, skal UNE behandle saken din i nemndmøte. Målet med et nemndmøte er å få flere opplysninger fra deg før din sak avgjøres. Opplysninger som fremkommer i et slikt møte vil registreres sammen med øvrige opplysninger om deg i UDB.

Utlendingsmyndighetene i Norge består av flere etater som har ulike oppgaver. Utenriksstasjonene og utlendingsseksjonene i politidistriktene tar imot og forbereder for eksempel søknader om oppholdstillatelse, mens Politiets utlendingsenhet (PU) tar imot og registrerer søknader om beskyttelse. Utlendingsdirektoratet (UDI) avgjør blant annet søknader om beskyttelse (asyl), oppholdstillatelse og norsk statsborgerskap. UNE behandler klager på UDIs vedtak.

Ansatte hos utlendingsmyndighetene bruker ulike saksbehandlingssystemer, og gjennom disse får de tilgang til opplysningene som er registrert om deg i registrene. Når du har en sak til behandling i UNE er det imidlertid bare de som arbeider med saken din som får se dine personopplysninger, og de får kun se opplysninger som er nødvendig for å kunne behandle saken din. Når de ansatte jobber i datasystemene, blir oppslagene logget og kan spores i ettertid. Tilgangen til opplysningene er sikret med tilgangskontroller.  

Alle ansatte er også underlagt taushetsplikt, og har ikke lov til å gi opplysninger til uvedkommende.

Når vi benytter oss av eksterne leverandører gis disse tilgang til opplysninger som er nødvendige for utøvelsen av sitt arbeid. UNE stiller tilsvarende strenge krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for disse for å beskytte dine personopplysninger. Eksterne leverandører er også underlagt taushetsplikt og undertegner en taushetserklæring ved oppstart av sitt arbeid her i UNE. Det føres også logg på deres tilganger til personopplysninger, og eksterne får kun tilgang til de opplysningene som er nødvendige for at de skal kunne utføre sitt oppdrag.

Dersom saken din behandles i nemndmøte vil din advokat/fullmektig være tilstede sammen med deg. I nemndmøtet vil også to nemndmedlemmer delta, sammen med nemndleder. I de fleste tilfeller vil også en tolk være tilstede. Tolken har ikke tilgang til dine personopplysninger i et nemndmøte annet enn det som blir sagt i møtet. Alle disse personene har taushetsplikt om alt de får kunnskap om i din sak. Dette innebærer at de ikke kan bringe videre den informasjonen de får om saken din.

UNE forvalter store mengder personopplysninger, noe som stiller høye krav til sikkerhet. UNE har etablert et eget styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet fysisk sikkerhet, sikkerhet i IT- systemer i form av tilgangskontroll og loggføring, risikostyring og planer for kontinuitet, beredskap og krisehåndtering.

Det er bare godkjente personer som får tilgang til opplysningene dine i registrene våre, og UNE kontrollerer deres behandling av personopplysningene i systemene.

UNE har taushetsplikt, og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis det står i loven at vi kan gjøre det, dersom du gir oss fullmakt, eller hvis du samtykker.

Flere offentlige etater har lov til å hente inn opplysninger fra UNE, som for eksempel NAV, Lånekassen, folkeregisteret og politiet. Vi har også en plikt til å utlevere opplysninger til andre land i Europa som samarbeider om kontroll av landegrense, visumregler, politioppgaver og behandlingen av søknader om beskyttelse (land som deltar i Schengen- og Dublin-samarbeidet).

UNE kan også gi opplysninger som ikke er taushetsbelagte til andre offentlige etater og til bedrifter og personer. For eksempel gir vi informasjon til Arbeidstilsynet og arbeidsgivere om en person har lov til å arbeide i Norge.

UNE vil oppbevare dine personopplysninger så lenge de er nødvendige for å løse oppgavene vi er underlagt etter lov. Etter det kan personopplysningene dine bli overført til Riksarkivet (se arkivlova med tilhørende forskrift).

Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. UNE har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og i Om nettstaden.

Hvis UNE behandler personopplysninger om deg, har du rett til innsyn i egne opplysninger. Når du er registrert i våre systemer har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
  • hvordan vi bruker personopplysningene dine
  • til hvilket formål, oppgaver, de blir brukt
  • hvor vi har registrert eller innhentet personopplysningene
  • om vi har gitt personopplysningene videre til noen andre, og hvem de har blitt gitt videre til
  • hvor lenge det forventes at vi vil lagre personopplysningene

Vi kan i enkelte tilfeller nekte deg innsyn dersom dette er nødvendig og vilkårene for det er oppfylt, for eksempel av hensyn til vern av andre personer.

Retting og sletting av feil

Hvis du oppdager at UNE har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert. Det kan for eksempel være at vi har registrert navnet ditt feil, eller at adressen vi har registrert på deg ikke stemmer. Vi vil vurdere en slik forespørsel konkret i hvert tilfelle.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at UNE ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet (ekstern lenke) i Norge.

UNE har et personvernombud som ivaretar personverninteressene både til registrerte i våre systemer og ansatte i virksomheten. Personvernombudet kan gi råd og veiledning hvis du har spørsmål om UNEs behandling av dine personopplysninger.

Personombudet skal ikke svare på spørsmål om saksbehandlingen i UNE eller henvendelser som gjelder dine saker eller vedtak.

Du kan kontakte oss ved å sende en e-post til personvernbudet i UNE på personvernombud@une.no.

Av hensyn til personvernet ditt må du ikke sende sensitive personopplysninger på e-post.

Dersom du vil sende en henvendelse til personvernombudet, kan du sende post til:

Utlendingsnemnda
Postboks 2108 Vika
0125 Oslo

Merk konvolutten «UNEs personvernombud»

UNE gjør oppmerksom på at vi fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalen er tilgjengelig på eInnsyn (ekstern lenke). Journalen inneholder opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet.

 I tillegg til personopplysningsloven (ekstern lenke) har blant annet følgende lover betydning for UNEs behandling av personopplysninger:

Offentlighetsloven (ekstern lenke) med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. UNE praktiserer meroffentlighet, det vil si at vi så langt det er mulig etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven (ekstern lenke) inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i UNE. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven (ekstern lenke) gir regler om hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.