Det er som utgangspunkt bare de som arbeider med saken din, eller tilgrensede saker, som har lovlig tilgang til dine personopplysninger.

På denne siden kan du lese om hvordan Utlendingsnemnda (UNE) behandler personopplysningene om deg, og hvilke rettigheter du som er registrert i våre systemer har.

Utlendingsnemnda (UNE) er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene vi får eller henter selv. Det betyr at vi har ansvaret for hvordan personopplysningene blir brukt, og at bruken er i samsvar med personopplysningsloven (ekstern lenke) og personvernforordningen (ekstern lenke)

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er opplysninger eller vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, slik som for eksempel navn, adresse, DUF-nummer, bilder og fingeravtrykk. Det kan også være opplysninger om etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning, at en person har vært tiltalt eller dømt for en straffbar handling, helseforhold eller seksuelle forhold. Videre kan det være opplysninger som ikke alene kan føres tilbake til deg, men der en sammenstilling av ulike opplysninger om deg kan gjøre det.

UNE behandler personopplysninger som vi trenger for å kunne behandle utlendings- og statsborgersaker. 

Dette gjelder:

  • visum
  • oppholdstillatelse
  • beskyttelse (asyl)
  • reisedokument
  • statsborgerskap
  • bortvisning
  • utvisning
  • tilbakekall av tillatelser

Dessuten behandler vi personopplysninger når vi avgjør tilgrensede saker, slik som erstatningssaker, og ved tilsyns- og klagesaker for eksempel for Sivilombudsmannen. Vi behandler også personopplysninger hvis du velger å ta saken til domstolene.

I tillegg behandler vi slike opplysninger i den grad det er nødvendig for å sikre oversikt over våre saker, kvalitet i saksbehandlingen og vedlikehold og utvikling av tekniske systemer.

UNE har ulike grunnlag for å behandle personopplysninger om deg. Rettslig grunnlag er nødvendig etter personvernforordningen, som gjelder som norsk lov. Den sentrale bestemmelsen er forordningens artikkel 6 nr. 1 bokstav e); behandlingen av personopplysningene dine må være nødvendig for å utøve offentlig myndighet som UNE er pålagt. Dette gjelder i første rekke behandling av utlendings- og statsborgersaker, men også for eksempel erstatningssaker og saker om innsyn i dokumenter. Se særlig utlendingsloven § 83a og statsborgerloven § 29 a med forskrifter, men også forvaltningsloven § 36 og offentleglova § 3

For sensitive opplysninger slik som helseopplysninger – «særlige kategorier» etter forordningen – er grunnlaget artikkel 9 nr. 2 bokstavene e, f) eller g).

UNE behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt ovenfor. Hvilke opplysninger vi behandler om deg, er avhengig av oppgaven vi skal løse. 

UNE vil typisk behandle følgende opplysninger:

  • identitet (for eksempel navn, fødselsdato, fødested, kjønn, statsborgerskap, passnummer)
  • biometri (ansiktsfoto og fingeravtrykk)
  • oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)
  • relasjoner til andre (for eksempel familie, vertsfamilie, arbeidsgiver, studiested)
  • økonomiske forhold (for eksempel inntekt, økonomisk støtte fra det offentlige, formue)
  • andre opplysninger knyttet til utlendingssaken (status på saken din, informasjon om hva som har skjedd i saken din og grunnen til at du får oppholdstillatelse)

UNE bruker først og fremst informasjon som allerede ligger i Utlendingsdatabasen og som er lagt inn av andre myndigheter. Dessuten får vi informasjon fra deg eller fra personer som er knyttet til deg, slik som arbeidsgiver, fullmektig eller familiemedlemmer. Opplysninger fra samtaler og nemndmøter blir også lagret.

UNE kan også innhente opplysninger fra andre offentlige organer, for eksempel politiet, skatteetaten, folkeregisteret, NAV, barnevernet og Lånekassen når dette er nødvendig for å opplyse saken. Vi kan også be norske utenriksstasjoner om bistand, for eksempel å undersøke om et dokument du har levert inn til oss, er ekte.

Vi innhenter også personopplysninger fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier, der vi mener det er nødvendig for å avgjøre en sak. Vi bryter aldri sikkerhetsbarrierer eller får tilgang til opplysninger gjennom forespørsler eller lignende. Opplysninger fra slike kilder kan også gjelde personer som ikke har en sak til behandling hos oss.

Vi samler inn opplysninger om deg, registrerer dem i våre datasystemer og lagrer og sammenstiller dem med andre opplysninger der det er nødvendig. Vi kan også utlevere dem til andre der dette er lovlig og nødvendig. Vi kan bruke opplysninger fra de tidligere utlendingssakene dine når vi behandler en ny sak. Vi kan også bruke opplysninger fra en annen persons sak hvis det er nødvendig for å behandle saken din. På samme måte kan vi bruke dine opplysninger til å behandle andres saker.

UNE registrerer personopplysningene dine i Utlendingsdatabasen (UDB), som er utlendingsmyndighetenes sentrale personregister. Alle opplysningene i utlendings- og statsborgerskapssaker blir registrert og lagret i denne basen, som Utlendingsdirektoratet forvalter. Utenlandske statsborgere som registreres, får tildelt et unikt identifikasjonsnummer (DUF-nummer). Det finnes også norske borgere som er registrert i databasen, for eksempel familiemedlemmer, vertsfamilier og arbeidsgivere.

Noen saker registrerer vi i et eget arkivsystem og i andre databaser eller systemer for blant annet å håndtere rettssaker og nemndmøter. Vi har også systemer til statistikkformål som inneholder begrensede personopplysninger.

Ansatte hos utlendingsmyndighetene får gjennom saksbehandlingssystemene tilgang til opplysninger som er registrert om deg i Utlendingsdatabasen. Utlendingsmyndighetene i Norge består av flere etater som har ulike oppgaver. Utenriksstasjonene og utlendingsseksjonene i politidistriktene tar imot og forbereder for eksempel søknader om oppholdstillatelse, mens Politiets utlendingsenhet (PU) tar imot og registrerer søknader om beskyttelse. Utlendingsdirektoratet (UDI) avgjør saker i første instans, mens UNE behandler klager på UDIs vedtak. Utlendingsmyndighetene har ulik tilgang til opplysningene i databasen etter hvilke behov de har.

De ansatte hos utlendingsmyndighetene skal bare behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for arbeidsoppgavene. Når vi benytter oss av rådgivere eller eksterne leverandører, skal også disse bare behandle opplysninger som er nødvendig for arbeidsoppgavene. Alle ansatte er også underlagt taushetsplikt, og har ikke lov til å gi opplysninger til uvedkommende.

Dersom du skal ha en samtale med UNE, vil det gjerne være en tolk til stede. Tolken har ikke tilgang til andre opplysninger enn det som blir sagt i møtet. Tolken og andre deltakere har også taushetsplikt om alt de får kunnskap om i saken. Dette innebærer at de ikke kan bringe videre den informasjonen de får om saken din.

UNE forvalter store mengder personopplysninger, noe som stiller høye krav til sikkerhet. UNE har etablert et eget styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet. Dette omfatter blant annet fysisk sikkerhet, sikkerhet i IT- systemer i form av tilgangskontroll og loggføring, risikostyring og planer for kontinuitet, beredskap og krisehåndtering.

Det er bare godkjente personer som får tilgang til opplysningene dine i registrene våre, og UNE kontrollerer deres behandling av personopplysningene i systemene. Alle har selvsagt taushetsplikt. 

Utlendingsdirektoratet forvalter den viktigste databasen, som er Utlendingsdatabasen.

UNE har taushetsplikt, og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis det står i loven at vi kan gjøre det, eller hvis du uttrykkelig samtykker eller gir noen fullmakt. Vi utleverer for eksempel opplysninger til andre utlendingsmyndigheter i den grad de trenger det (politiet, UDI, ambassader).

Flere offentlige etater har lov til å hente inn opplysninger fra UNE, som for eksempel NAV, Lånekassen, folkeregisteret og politiet. Vi har også en plikt til å utlevere opplysninger til andre land i Europa som samarbeider om kontroll av landegrenser, visumregler, politioppgaver og behandlingen av søknader om beskyttelse (land som deltar i Schengen- og Dublin-samarbeidet).

UNE kan også gi opplysninger som ikke er taushetsbelagte til andre offentlige etater og til bedrifter og personer. For eksempel gir vi informasjon til Arbeidstilsynet og arbeidsgivere om en person har lov til å arbeide i Norge.

Opplysninger i Utlendingsdatabasen blir overført til Arkivverket, der opplysningene blir lagret på ubestemt tid. Det samme gjelder dokumenter som føres i vår løpende postjournal, slik som erstatningssaker. Opplysninger i rettssaksdatabasen har ingen utløpsdato. Det samme gjelder opplysninger i systemene for håndtering av nemndmøter og statistikk. Til gjengjeld inneholder disse systemene få personopplysninger.

Vi har også enkelte personopplysninger lagret andre steder. Vårt mål er å oppbevare dem bare så lenge de er nødvendige for å løse oppgavene våre.

Alle som spør har rett til grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet. UNE har gitt informasjonen i denne personvenrerklæringen, og i Om nettstaden.

Hvis UNE behandler personopplysninger om deg, har du rett til innsyn i egne opplysninger. Når du er registrert i våre systemer, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

Innsyn

Du har rett til å få informasjon om:

  • hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg
  • hvor disse er hentet fra
  • til hvilket formål, oppgaver, de blir brukt
  • om vi har gitt personopplysningene videre til noen andre, og i så fall til hvem

Vi kan i enkelte tilfeller nekte deg innsyn, for eksempel av hensyn til vern av andre personer.

Retting og sletting av feil

Hvis du oppdager at UNE har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert. Det kan for eksempel være at vi har registrert navnet ditt feil, eller at adressen vi har registrert på deg ikke stemmer. Vi vil vurdere en slik forespørsel i hvert tilfelle.

Opplysninger lagret i Utlendingsdatabasen vil som hovedregel ikke bli slettet. Slike opplysninger er det nødvendig å beholde for blant annet arkivformål.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at UNE ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet (ekstern lenke) i Norge.

UNE har et personvernombud som ivaretar personverninteressene både til registrerte i våre systemer og ansatte i virksomheten. Personvernombudet kan gi råd og veiledning hvis du har spørsmål om UNEs behandling av personopplysningene dine

Personvernombudet skal ikke svare på spørsmål om saksbehandlingen i UNE eller henvendelser som gjelder dine saker eller vedtak. Henvendelser om innsyn i dokumentene i din sak må sendes inn via eDialog eller via postmottak@une.no.

Du kan kontakte personvernombudet i UNE ved å sende e-post til personvernombud@une.no.

Av hensyn til personvernet ditt må du ikke sende sensitive personopplysninger på e-post.

Dersom du vil sende en henvendelse til personvernombudet, kan du sende post til:

Utlendingsnemnda
Postboks 2108 Vika
0125 Oslo

Merk konvolutten «UNEs personvernombud»

UNE gjør oppmerksom på at vi fører en systematisk og fortløpende oversikt over alle inngående og utgående dokumenter. Journalen er tilgjengelig på eInnsyn (ekstern lenke). og gjelder henvendelser som ikke er knyttet til behandlingen av en utlendingssak. Journalen inneholder normalt opplysninger om avsender, mottaker og overskrift på saksdokumentet. Hvis du ikke ønsker at navnet ditt skal gjøres kjent, må du gi tydelig beskjed om det.

 I tillegg til personopplysningsloven (ekstern lenke) og personvernforordningen har blant annet følgende lover betydning for UNEs behandling av personopplysninger:

Offentlighetslova (ekstern lenke) med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet. UNE etterstreber at dokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven (ekstern lenke) inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet i UNE. Som part i saken har du særskilte rettigheter, bl.a. om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven (ekstern lenke) gir regler om hvordan saksdokumenter skal behandles og oppbevares, samt om avlevering til arkivinstitusjon.