1. Innledning
Det forutsettes at advokaten orienterer sin klient om gjennomføringen av nemndmøtet.
Klagere, eventuelt herboende referanse i saker om oppholdstillatelse for familiegjenforening, som møter uten advokat eller annen fullmektig, orienteres i møtet.
2. Generelt om saker for nemndmøte
Saker som behandles i nemndmøte forberedes av Utlendingsnemndas (UNE) juridiske sekretariat og avgjøres av en nemndleder og to nemndmedlemmer.
Sakene avgjøres ut fra opplysningene i det skriftlige materialet og det som framkommer i nemndmøtet. Behandlingen under møtet begrenses til sentrale og uavklarte spørsmål og problemstillinger av betydning for utfallet. Etter utlendingsforskriften (ulf) § 16-11, kan nemndleder for øvrig beslutte at bare visse deler av saken skal avgjøres i nemndmøtet. Er det besluttet at bare visse deler av en sak skal prøves i nemnd med personlig fremmøte, skal advokaten/klageren underrettes skriftlig om beslutningen og om hvilke deler av saken som skal avgjøres i nemndmøte, jf også IR 10-11-01 om klagesaksbehandlingen, pkt 4.5.
Nemndmøter foregår for lukkede dører, jf utlendingsloven (ul) § 77, femte ledd.
Det er utlendingsloven, forvaltningsloven og personopplysningsloven som regulerer UNEs virksomhet.
Personopplysningslovens (POL) formål er å styrke personvernet til den enkelte klager ved at den stiller spesielle krav til behandlingen av sensitive personopplysninger. Lovens § 2 oppregner hva som er sensitive personopplysninger:
• ”rasemessig, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning
• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
• helseforhold
• seksuelle forhold
• medlemskap i fagforeninger”
Det behandles store mengder sensitive personopplysninger i UNE. I henhold til POL skal disse opplysningene sikres i forhold til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Dette innebærer at man ved gjennomføring av nemndmøte, må påse at uvedkommende ikke får tilgang til sensitive personopplysninger og at opplysningene ikke utilsiktet blir endret.
Det er forvaltningslovens (fvl) regler om best mulig saksopplysning som gjelder, ikke domstolenes regler om partsprosess og bevisumiddelbarhet. Nemnda skal i henhold til fvl § 17 påse at saken blir så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Dette innebærer bl a at klageren må gis mulighet til å kommentere nye forhold av betydning for saken når disse er kjent for forvaltningsorganet og ikke klageren.
3. De ulike aktørene i nemndmøte og deres oppgaver/roller
Nemndleder: Nemndlederen har ansvaret for at nemndmedlemmene får utlevert de nødvendige dokumentene i sakene og for nødvendig generell veiledning av nemndmedlemmene.
Nemndlederen leder nemndmøtet, styrer utspørringen av klageren og andre innkalte og kan avskjære spørsmål og opplysninger når disse ikke anses relevante for saken, jf. ulf § 16-13. Nemndleder avgjør om en klager som ikke møter, kan anses for å ha gyldig forfall, jf. ulf § 16-13. Anses klageren for ikke å ha gyldig forfall, avgjør nemndleder om saken skal behandles i nemndmøte. Nemndlederen har ansvar for juridisk veiledning av nemndmedlemmene. Nemndleder treffer sammen med nemndmedlemmene avgjørelse i saken, skriver protokoll fra møtet, utformer og undertegner vedtaket.
Nemndmedlemmer: Nemndmedlemmene skal sammen med nemndlederen ta stilling til om en avgjørelse skal opprettholdes eller endres. Nemndmedlemmene plikter å sette seg inn i saken før nemndmøtet avholdes. Nemndmedlemmene kan under møtet stille spørsmål til klageren og andre innkalte. Nemndmedlemmene har taushetsplikt og er ansvarlig for at uvedkommende ikke får tilgang til saksdokumenter og landinformasjon som er unntatt offentlighet som de eventuelt oppbevarer utenfor UNEs lokaler.
Saksbehandler: Saksbehandleren fra UNEs juridiske sekretariat har ansvar for forberedelsen av saken iht. IR 10-11-01 om klagesaksbehandlingen. Saksbehandleren skal i forkant av nemndmøtet ha utarbeidet merknader som består av et skriftlig kronologisk sammendrag av opplysninger fra sakens dokumenter (sakssammendrag, jf. IR 10-11-01 om klagesaksbehandlingen pkt 4.5.1) og saksbehandlers foreløpige vurdering av sakens hovedproblemstillinger og tvilsspørsmål, jf. også pkt 4.1.2. Saksbehandleren kan stille spørsmål til klageren og andre innkalte under nemndmøtet. Etter at klageren (og advokaten) har forlatt møtet, men før rådslagningen, påpeker saksbehandleren om det er kommet frem opplysninger som kan være av betydning for avgjørelsen av saken. Saksbehandleren skal i tillegg svare på spørsmål fra nemndlederen og nemndmedlemmene om landkunnskap, regelverk og praksis. Saksbehandleren har en objektiv rolle og skal bistå med kunnskap, hva enten denne er til gunst eller ugunst for klageren. Saksbehandleren deltar ikke i rådslagningen og avgjørelsen av saken.
Landrådgiver: Når det er behov for det, kan en landrådgiver fra den faglig uavhengige Utlendingsforvaltningens fagenhet for landinformasjon (Landinfo) delta i nemndmøtet. Formålet er å bidra til at nemndmøtet får så god som mulig landkunnskap i den aktuelle saken. Landrådgiveren skal før møtet ha blitt satt inn i saksforhold og aktuelle problemstillinger i saken, for eksempel gjennom sakssammendraget og sekretariatets redegjørelse for de problemstillinger og tvilsspørsmål saken reiser. Landrådgiveren skal, mens klageren og advokaten er til stede, redegjøre for generell landkunnskap, herunder kilders tyngde og troverdighet, og bidra med informasjon som kan ha betydning for vurderingen av saken, herunder klagerens troverdighet og risikoen for forfølgelse ved retur.
Landrådgiveren kan stille spørsmål til klageren og kan selv bli stilt spørsmål fra nemndmøtets deltakere. Nemndlederen kan be landrådgiveren kommentere nye opplysninger om faktiske forhold som er framkommet i nemndmøtet. Landrådgiveren har en objektiv rolle og skal bistå nemndmøtet med kunnskap, hva enten dette er til gunst eller ugunst for klageren. Landrådgiveren deltar ikke i rådslagningen og avgjørelsen av saken.
Klager: Klageren kan gis anledning til å møte personlig. Klager skal da forklare seg, herunder ved å svare på spørsmål og derved bidra til at saken blir opplyst før avgjørelse tas. Klageren kan ikke pålegges å møte i nemndmøte. Med mindre det foreligger gyldig frafallsgrunn, vil imidlertid manglende fremmøte etter innkalling kunne få betydning for vurderingen av saken.
Advokat: Advokaten (eventuell annen fullmektig) kan møte sammen med klageren og bistå denne i nemndmøtet. Advokaten kan ikke møte alene på vegne av klageren.
Advokaten kan stille spørsmål til klageren og skal gis anledning til å gi et kort sluttinnlegg.
Tolk: Tolken oversetter det som blir sagt i møtet. Tolken skal ikke vurdere eller kommentere opplysninger eller oversette dokumenter. Tolken har taushetsplikt. Tolken skal informere nemndleder dersom det er forhold som tilsier at tolkningen ikke kan utføres på forsvarlig vis.
Barn: Barn har ikke adgang i nemndmøter med mindre barnet er innkalt for å uttale seg, jf IR-10-13-01 om barn i UNEs saker, eller nemndleder på forhånd har gitt særskilt tillatelse til at barnet kan være tilstede. Foreldre/foresatte må derfor selv sørge for å få pass av barn som ikke har adgang til nemndmøtet. Blir barn likevel tatt med til nemndmøtet, kan nemndleder beslutte at klageren og advokaten må forlate møtet. Klageren vil i et slikt tilfelle kunne anses for å ha unnlatt å møte uten å ha gyldig forfall.
Enslige mindreårige som er innkalt til nemndmøte for å opplyse sin sak, har rett til å møte med verge, jf IR 10-13-01 om barn i UNEs saker.
Andre: For å få saken best mulig opplyst kan nemndleder gi andre adgang til å komme i nemndmøtet for å uttale seg, jf IR 10-12-02 om adgang til personlig fremmøte i nemndmøte og stornemnd. Vedkommende får normalt bare være til stede i nemndmøtet når vedkommende selv uttaler seg. Telefonintervju kan gjennomføres som et alternativ til frammøte.
Er klageren gitt anledning til å møte personlig under nemndmøtet, skal klageren som hovedregel være til stede når andre uttaler seg.
Har en utenforstående som ikke skal uttale seg, jf IR 10-12-02 om adgang til personlig fremmøte i nemndmøte og stornemnd, fått tillatelse til å overvære et nemndmøte, må vedkommende forlate nemndmøtet senest samtidig med klageren selv.
4. Gjennomføringen av nemndmøtesamlingen
4.1 Formøte mellom nemndleder og nemndmedlemmer
4.1.1. En nemndsamling varer normalt i 3 dager og innledes med at den nemndlederen som er ansvarlig for nemndsamlingen har formøte med nemndmedlemmene i UNEs lokaler.
Under formøtet deler nemndleder ut oversikt over møtene og dokumentene til de saker som skal behandles. Nemndleder orienterer om tidsrammene for nemndmedlemmenes forberedelse, for behandlingene av sakene i nemndmøte og om at nemndmedlemmene alltid må komme 15 minutter før nemndmøter med personlig frammøte er berammet.
Nemndleder gjennomgår sakene som skal behandles under samlingen med sikte på å forklare bl a hvilke tvilsspørsmål som gjør at sakene behandles i nemndmøte og ev. hvilke avgrensninger som er gjort etter ulf § 16 -11. Er sakens tema avgrenset, skal nemndmedlemmene gjøres oppmerksom på at de er bundet av dette.
Er nemndmedlemmene nye skal nemndleder gi en utvidet orientering for å sette medlemmene inn i utledningsforvaltningens oppbygging, saksgangen, gjennomføringen av nemndmøter generelt og sentrale bestemmelser i forvaltningsloven om habilitet, taushetsplikt og forvaltningens ansvar for å opplyse saken, jf. også vedlegget, ”Momenter for gjennomgang i formøte med nye nemndmedlemmer”. Både nemndmedlemmer som er nye og de som tidligere har møtt skal gjøres oppmerksom på at dersom de ikke selv gir beskjed om annet, anses de for å være habile. Nemndleder kan også ta opp spørsmål med nemndmedlemmer dersom nemndleder mener det er grunn til å anta at nemndmedlemmet kan være inhabilt.
Avgjørelser om habilitet treffes etter fvl § 6, jf § 8 annet ledd. Det vises ellers til pkt 4.1.4 for tilfeller der et nemndmedlem er inhabilt.
Medlemmene skal i formøtet, med mindre det er avtalt et nytt møte, gjøres kjent med hvordan de kan kontakte nemndleder dersom de f eks har behov for ytterligere opplysninger.
Nemndleder kan ha besluttet at nemndmedlemmene før nemndmøtet skal tilbys en gjennomgang av landkunnskap eller av utvalgte juridiske spørsmål av betydning for saken/e som skal behandles. Saksbehandler kan være til stede under gjennomgangen. Kommer det under en slik gjennomgang fram partsspesifikke opplysninger som klageren ikke er kjent med, har nemndleder ansvar for at disse blir presentert for klageren under møtet.
4.1.2. De sentrale dokumentene i sakene som skal behandles, herunder komplett dokumentliste, skal til formøtet foreligge i et kopisett til hvert av nemndmedlemmene. Sakens originaldokumenter skal om ønskelig gjøres tilgjengelige for gjennomsyn for nemndmedlemmene. Denne muligheten skal nemndmedlemmene gjøres oppmerksom på.
Sakens merknader; dvs saksbehandlers sakssammendrag og foreløpige vurdering av sakens hovedproblemstillinger og tvilsspørsmål, skal ligge i mappen sammen med kopiene av saksdokumentene. Eventuelle landrapporter og andre notater av generell art som kan ha betydning for vurderingen av saken skal også vedlegges. Nemndmedlemmene skal gjøres kjent med at merknadene er et hjelpemiddel og ikke en bindende vurdering.
I unntakstilfeller kan nemndmedlemmene, etter avtale med nemndleder, ta neste dags saksdokumenter med seg hjem/til hotellet for forberedelse. Det vil uansett ikke bli gitt godtgjøring for mer enn lang dag.
Kopisettene beholdes av nemndmedlemmene til saken er avsluttet. Alle dokumentene må leveres inn til nemndleder ved samlingens avslutning.
4.1.3 Antall saker som behandles under en nemndsamling kan variere. Vanligvis behandles to saker/sakskomplekser med personlig frammøte pr nemndsamling. I tillegg til eller i stedet for kan det behandles saker uten personlig frammøte. Saker med personlig frammøte blir primært lagt til andre og tredje dag av nemndsamlingen. Dersom det er saker med personlig frammøte første dag, skal sak med personlig frammøte andre dag normalt ikke berammes før kl 10.00.
Det er nemndleders ansvar å vurdere om en sak krever mer enn normalt avsatt tid til forberedelse. Ved behov kan hele nemndsamlingen settes av til behandlingen av en sak eller ett sakskompleks. Serviceseksjonen ved INKA må da informeres om dette i forbindelse med beramming.
4.1.4. Er et nemndmedlem inhabil, må vedkommende snarest gi beskjed til den nemndlederen som er ansvarlig for nemndsamlingen. Det må da skaffes et nytt medlem fra tilsvarende medlemsgruppe. Normalt vil dette kunne gjøres ved å bytte et medlem fra en nemndsamling med et tilsvarende medlem fra samme medlemsgruppe i en annen pågående samling. Lar dette seg ikke gjøre, kontaktes Serviceseksjonen v/INKA for innkalling av nytt nemndmedlem.
4.2 Nemndmøte med personlig frammøte
4.2.1. Nemndlederen og saksbehandleren møter nemndmedlemmene senest 15 minutter før nemndmøtet er berammet for avklaring av eventuelle spørsmål om saken, gjennomføringen av møtet mv. Nemndleder medbringer en ekstra kopi av møteinnledningen der navn og tittel/funksjon på alle som skal være til stede i møtet fremgår. Saksbehandler medbringer en ekstra kopi av sakens dokumentliste, jf også IR 10-11-01 om klagesaksbehandlingen, pkt 4.5.2.
4.2.2. Tolken skal møte 15 min før nemndmøtet er berammet. Saksbehandler skal sørge for at tolken da får kopi av møteinnledningen og saksbehandler henter også tolken like før nemndmøtet begynner. Tolken presenteres for nemndmedlemmene. Nemndleder orienterer tolken om at tolken har et selvstendig ansvar for å si i fra om kommunikasjonen mellom tolk og klager ikke er forsvarlig.
4.2.3. Når møtet skal begynne gir saksbehandler beskjed til resepsjonen om at klageren (og advokaten) kan hentes. Resepsjonspersonalet anviser plass i møterommet. Saksbehandler gir advokaten eller klageren selv, om denne ikke er representert ved advokat, en kopi av sakens dokumentliste.
4.2.4. Nemndlederen innleder møtet med å redegjøre for hvilken sak som skal behandles, presenterer de tilstedeværende, formaner klageren mv.
4.2.5 Nemndleder starter med å stille klageren (og eventuelle vitner mv) spørsmål. Nemndleder skal påse at alle som har spørsmål som er relevante for saken, får anledning til å stille dem.
4.2.6. Nemndleder har ansvar for at det avholdes minimum 10 minutters pause hver time når det er tolk i møtet.
Nemndleder kan også beslutte at det skal tas pause slik at nemndleder og nemndmedlemmer kan foreta felles avklaringer, f eks av betydning for hvilke spørsmål som taes opp videre i møtet.
4.2.7. Nemndlederen sørger for at nye opplysninger av betydning som klageren og eventuelt andre gir under møtet, blir nedtegnet og gjengitt i vedtaket, jf fvl § 11d.
4.2.8. Advokaten gir et kort sluttinnlegg som tolkes om klageren ønsker det.
4.2.9. Nemndlederen orienterer avslutningsvis om når avgjørelse i saken kan forventes å foreligge og at klageren vil bli orientert om resultatet, dette via sin advokat om klageren er representert ved advokat.
4.2.10. Klageren, advokaten og eventuelle andre tilstedeværende forlater møtet.
4.2.11. Det gis en avsluttende kommentar fra saksbehandleren, og eventuelt landrådgiveren, hvor det pekes på hva nytt som etter vedkommendes mening er kommet fram i møtet og som kan være av betydning for resultatet. Saksbehandler, svarer på eventuelle spørsmål knyttet til regelverk, praksis og landkunnskap, eventuelt landrådgiver mht landkunnskap.
4.2.12. Saksbehandleren, og eventuelt landrådgiveren forlater møtet, men kan etter avtale stå til disposisjon for nemndlederen og nemndmedlemmene fram til avgjørelse er truffet.
4.3. Nemndmøte uten personlig frammøte
4.3.1. Ved nemndmøter uten personlig fremmøte har klageren ikke fått adgang til å møte personlig. Heller ikke klagerens (eventuelle) advokat vil da bli gitt adgang til å møte.
Nemndmøter uten personlig fremmøte vil normalt være berammet senest i forbindelse med formøtet.
Dersom det under nemndsamlingen besluttes, f eks pga avlysning av et annet nemndmøte, at en sak skal behandles i nemndmøte uten personlig fremmøte, er nemndleder ansvarlig for at nemndmedlemmene får utdelt saksdokumenter og at de får tilstrekkelig tid til å sette seg inn i saken. Nemndmedlemmene skal ved utdelingen av dokumentene gjøres oppmerksom på hvilke saksdokumenter som er sentrale i saken og hvilke problemstillinger mv saken reiser. Tidspunkt for behandling av saken avtales da ved utdeling av dokumentene. Nemndleder er ansvarlig for å gi saksbehandler beskjed om berammelsen dersom saksbehandler skal være til stede.
4.3.2. Nemndlederen og saksbehandler møter nemndmedlemmene til den tid møtet er berammet. Nemndlederen åpner møtet med å redegjøre for hvilken sak som skal behandles og hva saken gjelder.
4.3.3. Nemndlederen presenterer saksbehandler dersom denne er til stede, og det opplyses om vedkommendes rolle og oppgaver i møtet.
4.3.4. Nemndlederen opplyser om tidsrammen for møtet. Det er normalt satt av inntil 2 timer til møtet.
4.3.5. Med utgangspunkt i merknadene gir saksbehandleren (nemndleder hvis saksbehandler ikke er til stede) en kort redegjørelse for sakens faktum, hva som er problemstillingene og hvilke tvilsspørsmål saken reiser.
4.3.6. Vitner eller andre som skal forklare seg i saken, skal formanes før de uttaler seg.
4.3.7. Nemndleder leder utspørring av vitner eller andre som skal forklare seg. Det gis anledning til spørsmål fra nemndmedlemmene, saksbehandleren og eventuelt landrådgiveren.
4.3.8. Når eventuelle vitner eller andre har forlatt møtet, gis en avsluttende kommentar fra saksbehandleren, og eventuelt landrådgiveren. Det pekes eventuelt på hva nytt som etter vedkommendes mening er kommet fram i møtet og som kan være av betydning for resultatet. Saksbehandler, og eventuelt landrådgiver, svarer på eventuelle spørsmål knyttet til regelverk, praksis og landkunnskap.
4.3.9. Saksbehandleren, og eventuelt landrådgiveren, forlater møtet før rådslagningen, men kan etter avtale stå til disposisjon for nemndlederen og nemndmedlemmene fram til avgjørelse er truffet.
4.4 Rådslagning, undertegning av protokoll, om vedtaket mv
4.4.1. Når saksbehandler og eventuelt landrådgiver har forlatt møtet, diskuterer nemndleder og nemndmedlemmer saken. Dersom det foreligger tvilsspørsmål med hensyn til hvilket faktum saken skal vurderes ut fra og dette er av betydning for utfallet av saken, skal det først drøftes hvilket faktum som skal legges til grunn for vurderingen. Før det foretas stemmegivning, jf. ulf § 16-8, og konklusjon trekkes, skal nemndlederen forsikre seg om at nemndmedlemmene ikke har behov for ytterligere drøftelser, og at de har fått tilstrekkelig tid til å tenke seg om.
4.4.2. Nemndlederen skriver møteprotokoll. Protokollen skal inneholde resultatet av rådslagningen (konklusjonen i saken). Det skal fremgå av protokollen om avgjørelsen er enstemmig. Ved dissens skal det fremgå hvem som dissenterer og hvilket resultat vedkommende kom til.
Protokollen underskrives av nemndlederen og nemndmedlemmene og alle øvrige sider av protokollen signeres med nemndleder og nemndmedlemmenes initialer.
Nemndleder legger den ferdig utfylte møteprotokollen i egen postkasse i nemndmøteområdet. Vekterne sørger deretter for at møteprotokollen overføres til Dokumentsenteret, som skanner og tilknytter møteprotokollen til saken i DUF som et internt dokument.
4.4.3. Møtet heves, og nemndleder samler inn saksdokumentene og de evt. på forhånd utsendte landnotatene. Kopiene av saksdokumentene leveres vekterne i resepsjonen, som foretar makulering. Landnotatene og andre notater returneres til seksjonen.
4.4.4. Nemndlederen skriver avgjørelsen i henhold til nemndmøtets konklusjoner og begrunnelser. Eventuelle dissenser og begrunnelsene for disse skal framgå av vedtaket. Nemndleder kan be et dissenterende nemndmedlem om å skrive sin begrunnelse slik den ønskes gjengitt i avgjørelsen.
4.4.5. Dersom det er nødvendig å sende utkast til begrunnelse til nemndmedlemmene, skal dette skje etter de retningslinjer som framgår av brev til nemndmedlemmene av 15.12.2003, jnr. 03/92 dersom utkastet inneholder personsensitive opplysninger/og eller opplysninger som er omfattet av taushetsplikten etter fvl § 13 og/eller øvrige opplysninger som er egnet til å identifisere klageren eller andre. Utkastet skal da sendes som vedlegg til e-post, kryptert og med passord. Vedlegget skal inneholde nemndas vurdering uten klagerens navn. Dokumentet kan skrives ut, men man kan ikke kopiere fra det eller foreta rettelser. Kommentarer som inneholder sensitive opplysninger, kan ikke sendes tilbake på e-post, men må sendes i separat brev; fortrinnsvis bør de gis muntlig på telefon. Dokument og passord må makuleres etter bruk. Både elektroniske kopier av dokumentet, passord og eventuelle utskrifter må makuleres.
Dersom utkastet til begrunnelse er fullstendig avidentifisert eller ikke innholder opplysninger som er egnet til å identifisere klageren (se rutinebeskrivelse for anonymisering av vedtak), kan utkastet sendes som ordinær e-post. Det er da en forutsetning at heller ikke identifiserende opplysninger fremkommer av selve oversendelsen.
I e-posten setter nemndleder en frist for tilbakemelding og viser til at det i mangel av tilbakemeldinger innen fristen vil bli forutsatt at utkastet er akseptert.
4.4.6. Vedtaket underskrives av nemndleder. Vedtaksdato, dvs dato for registrering av vedtaket i DUF, skal framgå innledningsvis i vedtaket. Datoen for avholdelsen av nemndmøte skal framgå under formalia på vedtakets første side. Vedtaket kan ikke meddeles parten før det er ferdigstilt i DUF og er klart for utsendelse. Vedtak skal ikke sendes nemndmedlemmene.
Terje Sjeggestad
direktør