Klagesaksbehandling

Formål: Legge til rette for en innholdsmessig god og effektiv saksbehandling av klager og omgjøringsanmodninger i tråd med UNEs forpliktelser i regelverket.

Merk: Det kan på noen punkter være noe ulike rutiner for papir- og eSaker. Dette framgår av IR.

1. Innledning

Saksbehandlingen i UNE skjer i henhold til et bredt sett av lover, forskrifter, andre rettskilder og landkunnskap.

I denne sammenheng er det viktig å være oppmerksom på personopplysningsloven (POL) m/forskrift. Det understrekes at dette regelverket ikke står i noe motsetningsforhold til det regelverk UNE for øvrig må forholde seg til i saksbehandlingen. POLs formål er å styrke personvernet.

POL stiller spesielt krav til behandlingen av sensitive personopplysninger. Lovens § 2 definerer hva som er sensitive personopplysninger: 

• ”rasemessig”, politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning

• at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling
• helseforhold
• seksuelle forhold
• medlemskap i fagforeninger”

Det behandles svært mange sensitive personopplysninger i UNE. 

POL § 13 krever sikring av personopplysninger i forhold til:

• Konfidensialitet – hindre uautorisert innsyn i personopplysninger under behandlingen; mao utlevering av opplysninger
• Integritet – hindre utilsiktet endring av personopplysninger
• Tilgjengelighet – personopplysninger skal være tilgjengelig for rettmessige brukere når de har behov for å utføre lovpålagte oppgaver

POL krever også at det foretas en risikovurdering av saksbehandlingen. Sammen med UNEs rammebetingelser, danner resultatet av risikovurderingen grunnlaget for det sikkerhetsnivå UNE har valgt å legge seg på når det gjelder behandling av personopplysninger. Disse retningslinjene er utformet i tråd med dette. 

Ved gjennomføring av saksbehandlingen, er det viktig å være oppmerksom på at behandlingen av alle sensitive personopplysninger må skje i tråd med de krav som stilles til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Det innebærer for eksempel at alle saksopplysninger må håndteres på en slik måte at uvedkommende ikke får tilgang til dem. Kopier av dokumenter må ikke flyte rundt, vedtak må sendes til riktig adresse, sakene må ryddes før de sendes Dokumentsenteret, e-post må ikke sendes på usikret linje, hva man oppgir av personopplysninger på telefon må være avklart osv., jf. bl.a. IR 20-22.-01 om ”utlevering av personopplysninger mm”. 

Dersom retningslinjene ikke følges, vil det innebære en risiko for klagerens personvern. Får uvedkommende innsyn i opplysninger, kan det medføre alvorlige konsekvenser for klageren selv. Dokumenter kan bli stjålet eller på annen måte komme uvedkommende i hende – for eksempel politiske motstandere eller myndigheter i klagerens hjemland. Opplysninger kan bli endret slik at saken ikke lenger er komplett eller fremstår i et annet lys. Utfallet av klagebehandlingen kan i så fall bli uriktig. I verste fall kan det bety at en person som har krav på beskyttelse eller tillatelse på annet grunnlag ikke får det. 

2. Ansvar i saksbehandlingen

”Vedtak” i det følgende omfatter også beslutninger om at UNEs tidligere vedtak ikke skal gjøres om.

Nemndlederne:

-         har vedtaksmyndigheten i sakene, enten alene, eller sammen med nemndmedlemmer i et nemndmøte, med mindre det generelt (i interne retningslinjer), eller spesielt (fra nemndleder i den enkelte sak), er delegert vedtaksmyndighet til sekretariatet

-         beslutter avgjørelsesform der ikke noe annet fremgår av IR 10-11-05 ”Delegering av vedtakskompetanse til sekretariatet” 

-         har ansvar for saksbehandlingen i, og gjennomføring av, nemndmøte

-         beslutter hvem (andre) som skal delta i nemndmøte

-         har ansvar for at tilstrekkelig partsinnsyn er ivaretatt 

Sekretariatet har hovedansvaret for saksforberedelsen, uavhengig av avgjørelsesform:

Seksjonssjef har:

-         vedtaksmyndighet i de sakene sekretariatet har fått delegert slikt ansvar, jf. IR -10-11-05 om delegering av vedtakskompetanse til sekretariatet

-         hovedansvar for at saksforberedelsen, herunder kvalitetssikringen, i sekretariatet skjer i tråd med regelverket

-         ansvar for å fordele sakene til saksbehandleren

Saksbehandler har ansvar for:

-          saksforberedelsen og at denne skjer i tråd med regelverket

-          å bidra til at tilstrekkelig partsinnsyn er ivaretatt

-          å klargjøre sakene for utsendelse etter at saken er ferdigbehandlet

Serviceseksjonen har ansvar for:

-         å registrere innkomne saker og skanne/registrere dokumenter

-         å beramme og innkalle til nemndmøte

-         å sende ut landnotater til nemndmedlemmene  

-         registreringer og utsendelse av sakene på forsvarlig måte

-         å skanne/registrere og arkivere interne dokumenter

-         å skrive brev med bekreftelse på at tillatelse er gitt

-         å skrive brev om fastsettelse av utreisefrist

Vektertjenesten har ansvar for:

-         kopiering og makulering av dokumenter til nemndmøtene

-         levere nemndmøteprotokollen til Dokumentsenteret for skanning 

3. Saksbehandlingen 

Når disse retningslinjene legger opp til at noe skal registreres eller angis i DUF, blir ikke de tekniske DUF-rutinene beskrevet i særlig grad.  Det henvises i så måte til aktivitetsstøtten i DUF og brukerveiledninger på UNEtt under Fag – DUF – Brukerveiledninger.

3.1 Dokumentsenteret registrerer i DUF klagesaker som kommer til UNE

Det vises til IR-80-81-01 om ”Dokument- og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene”.

3.2 Sakene overføres sekretariatet ved den aktuelle seksjon

Sakene oversendes de respektive seksjoner. Seksjonssjef, eller den seksjonssjefen utpeker, fordeler saken og sørger for registrering av saksbehandler i DUF. 

Saksbehandler kontrollerer om riktig advokat og riktig adresse på advokat er registrert i DUF og korrigerer eventuelt opplysningene i DUF i ”kontroller saksopplysninger”. Dersom klageren senere skifter advokat har den som er saksansvarlig (saksbehandler eller nemndleder) ansvar for å registrere de endrede opplysningene i DUF. Dersom advokaten ikke finnes i DUF, eller kontaktinformasjonen ikke er korrekt, skal saksbehandler sende opplysningene om advokaten til Dokumentsenteret, som videreformidler dette til UDI som administrerer advokatregisteret. 

Den som har saken (saksansvarlig) skal alltid registrere hvor/hvem saken sendes til. Også følgende registreres (ikke uttømmende): 

-  Saksbehandler velger avgjørelsesform; sekretariat eller nemndleder

-  Nemndleder registrerer avgjørelsesform nemndleder eller nemndmøte når dette er besluttet, se nedenfor punkt 3.3.1.

-  Nemndleder registrerer resultatet av klagebehandlingen i saker som      ikke avgjøres av sekretariatet.

-  Saksbehandler registrerer resultatet av klagebehandlingen der sekretariatet har vedtaksmyndighet.

-  Saksbehandler angir hvem som skal ha melding om/kopi av vedtaket.

-  Nemndleder registrerer dersom en omgjøringsanmodning gis utsatt iverksetting. Hvis det ikke gis utsatt iverksetting, registreres ikke noe. (For registrering av utsatt iverksetting i forbindelse med rettssak, se IR 10-17-03). 

3.3 Registrering av enkelte typetilfeller

3.3.1 Nemndmøtesaker

- Saker der klageren/klagerne i saken/e som skal behandles skal møte personlig for å uttale seg, skal registreres med avgjørelsesformen ”med personlig fremmøte”.

- I saker der bare foreldrene, eller en av foreldrene, i en familie skal møte, skal også medfølgende barn registreres med ” med personlig fremmøte”. (Foreldre anses å kunne opptre på vegne av egne barn, slik at de kan belyse barnets situasjon i møtet).

- I saker der bare den ene av ektefellene skal møte, skal den andre ektefellen registreres som ”uten personlig fremmøte”, forutsatt at nemndmøtet tar stilling til begge ektefellers saker. (En voksen kan ikke opptre på vegne av en annen voksen).

- I saker der et medfølgende barn er over 18 år, skal barnet registreres uten personlig fremmøte (med mindre barnet selv er innkalt for å uttale seg i møtet). 

- I saker der klageren ikke selv ikke er innkalt for å uttale seg i møtet, skal dette registreres som ”uten personlig fremmøte”. Dette selv om f eks herboende referanse eller vitner møter.

- I saker der klageren skal møte personlig, men ikke møter og ikke har gyldig forfall, skal registreringen ”med personlig fremmøte” opprettholdes så fremt det besluttes å behandle saken i nemndmøte.

3.3.2 Endringer av personopplysninger

Det hender at UNE har behov for å endre personopplysninger i DUF. I eDok er det en rekke opplysninger som flettes direkte fra DUF inn i vedtaket, slik at det alltid vil være samsvar mellom det som er registrert og det som framgår av vedtaket. Dersom opplysningene i DUF ikke er korrekte, må disse korrigeres før vedtaket kan skrives i eDok.

UNE har, med unntak av opplysninger om adresse, ikke selv mulighet til å endre personopplysninger i DUF. Det er UDI som foretar slik omregistrering. Dersom det i eDok-saker er behov for omregistrering av personopplysninger før utkast oversendes nemndleder, skal saksbehandler sende en epost til UDIs servicedesk på adressen causvd@udi.no og be om omregistrering. Av eposten skal det framgå klart hvilke opplysninger det dreier seg om, og hva som skal registreres. Saksbehandler har selv ansvar for å følge opp dette overfor UDI. Saken skal ikke oversendes nemndleder før de aktuelle opplysningene er oppdatert.

I noen saker vil det oppstå et behov for omregistrering av personopplysninger etter at saken er oversendt nemndleder, som følge av at UNE i sitt vedtak legger andre opplysninger til grunn enn UDI. Dette kan blant annet være fordi UNE legger en annen alder eller identitet for klageren til grunn enn det UDI har gjort (og som således er registrert i DUF). Når dette er tilfelle i eDok-saker er det nemndleder som er ansvarlig for å sørge for at UDI omregistrerer de aktuelle opplysningene. Når sekretariatet har vedtaksmyndighet, er det saksbehandler som skal gjøre dette. Dette gjøres per epost på samme måte som nevnt over.

I saker der vedtaket er skrevet i word/.xml-format, skal ansvarlig nemndleder, gjennom et eget brev, orientere UDI om de endrede personopplysningene vi gjennom vårt vedtak legger til grunn, og be UDI om å omregistrere i DUF. Når sekretariatet har vedtaksmyndighet, skriver saksbehandler brevet til UDI. UNE har en brevmal i DUF til dette formålet.

Det skal også sjekkes om klageren er oppført med adresse i DUF. UNE kan selv endre adresseopplysninger i DUF, og eventuelle endringer i adressen skal legges inn av saksbehandler. Dette gjelder også om vi får opplysningene på et senere tidspunkt, f eks i forbindelse med et nemndmøte.

3.4  Automatisk melding til klageren om saksbehandlingstid

Etter at en klage eller en omgjøringsanmodning er mottatt i UNE går det, i de fleste saker, en automatisk melding til klageren/fullmektigen som bl.a. angir forventet saksbehandlingstid.  Dersom saken ikke er ferdig behandlet innen det angitte tidspunktet vil det gå en ny automatisk melding til klageren/fullmektigen om at tiden er oversittet, og det vil bli angitt en ny forventet saksbehandlingstid. Samtidig som dette siste varselet sendes ut vil den som har saken i sin innboks motta en melding om at saksbehandlingstiden er overskredet og at det er sendt ut en ny automatisk melding til klageren/fullmektigen. 

Dette varselet blir automatisk registrert elektronisk på saken som internt saksdokument. I papirsaker skal i tillegg utskriften legges i saken som et internt UNE-dokument av den som har saksansvar i DUF på det aktuelle tidspunktet. Ny frist slik den framgår av varselet skal da noteres med rød penn på saksomslaget. Etter fristens utløp vil det bli synlig en gul varseltrekant på saken i DUF oppgaveboks. Dersom saken ikke er ferdig behandlet innen dette tidspunktet, skal den som har saksansvaret i DUF, sende brev til klageren/fullmektigen hvor det angis konkret saksbehandlingstid for den aktuelle saken. Det er utarbeidet en brevmal i DUF for dette formålet. Den som har skrevet brevet skal selv skrive det ut og legge i egnet konvolutt for utsendelse.

3.5 Anmodning om utsatt iverksetting i klagesak

Dersom det i klagesak er anmodet om omgjøring av UDIs beslutning om ikke å gi klagen utsatt iverksetting, skal det så snart som mulig tas stilling til dette spørsmålet (og ikke ventes på realitetsbehandlingen av klagen). Det skal gis skriftlig svar på anmodningen og en eventuell opprettholdelse av UDIs nektelse, skal begrunnes.

Når spørsmålet om utsatt iverksetting forelegges nemndleder, skriver saksbehandler en kort vurdering/anbefaling i notatmalen "UNE intern" i eDok og sender saken i DUF til nemndleder, med merknaden "OV vurdering" i oversendelsesboksen. Nemndledere skriver inn sin vurdering av om det skal gis utsatt iverksettelse eller ikke, og at saksbehandler skal skrive beslutningen og registrere denne. Nemndleder skriver så sine initialer og dato, lukker dokumentet og returnerer det til saksbehandler med merknaden "OV retur" i oversendelsesboksen. Saksbehandler skriver deretter beslutningen i trinnet ”registrer utsatt iverksetting” med seksjonssjefens signatur i tillegg til egen. Det skal fremgå av dokumentet hvilken nemndleder som traff beslutningen og når den ble truffet. Beslutningen registreres og sendes ut på vanlig måte.

3.6 Bekreftelse på sak til behandling i UNE

Forespørsler fra klagere eller deres fullmektig om å utstede skriftlig bekreftelse på at klageren har lovlig opphold fordi vedkommende har en sak til behandling i UNE skal normalt ikke gis. Hvis offentlige instanser har behov for informasjon, kan dette gis muntlig direkte til den instans som henvender seg, jf. IR-20-22-01 om utlevering av personopplysninger.

Unntatt fra dette er forespørsler om bekreftelse på lovlig opphold for å inngå ekteskap/partnerskap i Norge. Slike forespørsler skal bekreftes skriftlig av den som har saksansvaret i DUF dersom UNE har en klagesak til behandling her. Bekreftelsen rettes til det aktuelle folkeregister. I den skriftlige bekreftelsen skal det fremgå at en klagers status raskt kan endres, og det skal bes om at vigselsmyndighetene tar kontakt med UNE på vigselstidspunktet for å få avklart om klageren fortsatt har lovlig opphold. Det vises for øvrig til mal innlagt i DUF. 

4. Saksforberedelse

4.1 Generelt

Det er sekretariatet som har hovedansvar for forberedelsen av alle saker i UNE. Med saksforberedelse menes det arbeidet som må gjøres i en sak før det kan treffes vedtak i saken. Et vedtak i en sak skal inneholde en del med et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendrag), og en del der saken vurderes konkret opp mot relevante rettsregler og hvor det gis en begrunnelse for hvorfor man er kommet frem til resultatet i saken.

Når en sak skal forberedes, tas det utgangspunkt i en kort gjennomgang av sakens dokumenter, klagen og UDIs vedtak med oversendelsesbrev til UNE. Dersom UDIs vedtak eller redegjørelsen i oversendelsesbrevet synes utilstrekkelig, må sekretariatet vurdere om saken, i stedet for å bli tatt til klagebehandling, bør returneres til UDI for ytterligere klageforberedelse, herunder eventuelt for oversettelse av dokumenter eller verifisering av nye opplysninger, jf. IR -10-11-02 om verifikasjoner.

Dersom det kommer nye opplysninger eller oppstår endrede omstendigheter i tilknytning til saken etter at den er oversendt UNE og tatt til behandling, vil det bare unntaksvis være aktuelt å returnere saken til UDI for en ny førsteinstansvurdering, jf. forvaltningsloven (fvl) § 34 annet ledd om klageinstansens kompetanse.

Hvis det innkommer dokumenter på annet språk enn norsk eller engelsk etter at saken er oversendt UNE skal klageren/advokaten bes om å redegjøre for hva slags dokument det er, hva som er hovedinnholdet i dokumentet og hvilken relevans de mener dokumentet har for saken (mal i DUF). Hvis dokumentet etter dette oppfattes å være av betydning for utfallet av saken, eller det er tvil om dette, skal UNE sørge for oversettelse av dokumentet.  Dette kan gjøres ved å benytte UDIs oversettertjeneste. UNE betaler for oppdraget. Når betydningen av dokumentet vurderes, skal det legges vekt på om parten er barn eller om dokumentet berører forholdene til et barn hvis situasjon vil bli berørt av utfallet av saken.

Dersom det kommer inn originale identitetsdokumenter i en asylsak etter at saken er oversendt UNE skal originaldokumentene sendes Politiets Utlendingsenhet (PU) for oppbevaring. Hele dokumentet skal skannes/tas fargekopi av, og dokumentføres i saken. Dokumentsenteret lager en merknad som vises i dokumentlista i postklienten i kolonnen Dokument, der det framgår at det dreier seg om "ID-dok i original" som "Oppbevares i PU". Oversendelsen til PU skal føres i DUF og det skal angis hvilke dokumenter som oversendes, jf. også pkt 8 i IR 10-11-08 ”Vurdering og registrering av identitet”. Originale identitetsdokumenter som ligger i papirsaker ved oversendelse til UNE skal på samme måte sendes PU for oppbevaring.

Dersom det kommer inn originaldokumenter som ikke er ID-dokumenter i eSaker, etter at saken er oversendt UNE, skal disse skannes og tilknyttes i Dokumentsenteret på vanlig måte. Dokumentene skal deretter oppbevares i Dokumentsenteret etter nærmere beskrevne rutiner. Dokumentsenteret lager en merknad som vises i dokumentlista i postklienten i kolonnen Dokument, der det framgår hvilket dokument det dreier seg om, at det er originaldokument(er), evt stemplet/verifisert kopi av et dokument, (eks ”Vigselsattest i original”) og at disse "oppbevares i UNEs arkiv". Dersom saksbehandler mener at det er behov for verifisering av originaldokumentene, skal disse hentes hos Dokumentsenteret og merknaden i dokumentlista oppdateres iht dette. Verifisering utføres på vanlig måte, se IR-10-11-02. Når saken avsluttes i UNE skal saksbehandler returnere originaldokumentene til Dokumentsenteret, som returnerer dem til avsender. Merknaden i dokumentlista må oppdateres iht dette.

Dersom det under saksforberedelsene er behov for at det sendes brev, for eksempel for å innhente ytterligere informasjon fra parten, er det saksbehandler som har ansvaret for at dette gjøres. Saksbehandler må selv skrive ut brevet og legge det i egnet konvolutt for utsendelse. Den som har skrevet et brev er normalt ansvarlig for at dette gjøres, med mindre det er snakk om et følgebrev som skrives ut av Serviceseksjonen i forbindelse med utsendelse av vedtak.

Innhenting og utsendelse av dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke sendes på usikret linje på e-post. 

Når opplysninger fra en sak ønskes anvendt under saksbehandlingen av en annen sak, kan det være nødvendig å innhente samtykke. Dette vil særlig være aktuelt der det er tale om å bruke personlige opplysninger fra en sak til å belyse en annen, og disse ikke er avgitt i forbindelse med behandlingen av den aktuelle sak, eller direkte gjelder den aktuelle klageren. Det vises til notat av 25.02.2010 på UNEtt under ”Fag/interne notater”. Det ligger en mal for slik samtykkeerklæring i DUF.

4.1.1 Søk i SIS i saker der det er søkt om beskyttelse

Det skal alltid foretas et forutgående søk i SIS før en søknad om asyl innvilges. Den forutgående undersøkelsen skal skje uavhengig av om tillatelse skal gis etter utlendingsloven § 28 eller § 38. 

Det er saksbehandler som har ansvar for å foreta søket i SIS. For å søke i SIS, sendes det e-post til: Mail_SIS med angivelse av klagerens DUFnr, navn, fødselsdato, nasjonalitet og kjønn. Resultatet av søket blir gitt på e-post. Dokumentsenteret registrerer e-posten som internt dokument på saken. 

For asylsaker som skal avgjøres i nemndmøte må søket i SIS foretas før sakens merknader er ferdigstilt. Opplysninger om resultatet av søket i SIS skal fremgå av merknadene. 

For asylsaker der tillatelse skal gis av sekretariatet eller av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet skal det alltid skrives en merknad der det opplyses om resultatet av søket i SIS. 

4.1.2 Ajourføring av sakens dokumentliste 

Saksbehandler har ansvar for at sakens dokumentliste løpende er ajourført frem til en sak oversendes nemndleder, jf. også pkt 4.5.2.  

Kommer det inn dokumenter i papirsaken etter at saken er oversendt nemndleder for avgjørelse eller for behandling i nemndmøte, legges dokumentene til nemndleder og det er da nemndlederens ansvar å ajourføre sakens dokumentliste. 

Kommer det inn papirdokumenter i eSaker direkte til saksbehandler eller nemndleder, uten at disse er blitt skannet og tilknyttet saken av Dokumentsenteret, må mottakeren legge dokumentene til Dokumentsenteret som skanner og tilknytter dem til saken på riktig måte. Dersom det kommer inn eposter som skal inn i saken, må disse oversendes Serviceenheten med beskjed om hvorvidt de skal dokumentføres eller registreres som interne dokumenter. 

4.1.3 Opplysninger om identitet 

Skal saken avgjøres i nemndmøte, skal det fremgå av merknadene om klagerens oppgitte identitet er dokumentert, om klageren kommer fra et land der myndighetene utsteder dokumenter mv. Dersom oppgitt identitet ikke er dokumentert i tilfeller der dette anses mulig, skal det i merknadene spesielt påpekes hvilken betydning dette kan ha for vurderingen av og utfallet av saken.

I saker der klageren har søkt beskyttelse og gis tillatelse skal det, uavhengig av om det gis tillatelse etter ul § 28 eller § 38, fremgå av vedtakets begrunnelse om klagerens oppgitte identitet er dokumentert eller ikke. 

4.2 Beslutning om avgjørelsesform 

4.2.1 Generelt 

Saker skal forbredes av sekretariat i tråd med den avgjørelsesformen som sekretariatet antar at saken skal ha. Saker som skal tildeles nemndleder, tildeles normalt ikke nemndleder i DUF før den er ferdig forberedt iht. antatt avgjørelsesform.

Dersom sekretariatet er usikker på avgjørelsesform eller dersom det i forbindelse med forberedelsen av en sak iht. antatt avgjørelsesform blir nødvendig med avklaringer, skal saken tildeles nemndleder i DUF. Eksempelvis kan det oppstå tvil om avgjørelsesform, det bør vurderes om sakens tema skal begrenses etter ulf § 16-11, det kan være tvil om behov for verifisering eller ytterligere undersøkelser mv. Saksbehandler avklarer da, enten skriftlig eller muntlig, de aktuelle spørsmålene med nemndlederen og videre saksforberedelse skjer ut fra hva som er besluttet i forbindelse med avklaringen. Har saksbehandler oversendt saken skriftlig for avklaring av avgjørelsesform uten å anbefale en avgjørelsesform, skal nemndleder skriftlig begrunne sin beslutning om avgjørelsesform, jf IR 10-11-06. Det samme gjelder hvis NL besluttet en annen avgjørelsesform enn sekretariatet har foreslått.    

Seksjonssjefene bestemmer på hvilken måte sakene blir lagt videre til nemndleder og hvilke saker de mener det er behov for å gjennomgå eller annenhåndsbehandle før de legges videre. Ved denne vurderingen må det sees hen til at saksflyten bør være så rask som mulig.

Når en sak oversendes nemndleder uten at spørsmålet om avgjørelsesform på forhånd er drøftet med nemndleder, skal sekretariatet gi en kort skriftlig begrunnelse for sitt forslag til avgjørelsesform. Nemndleder skal gi skriftlig, begrunnet tilbakemelding dersom det besluttes en annen avgjørelsesform enn den foreslåtte. I begge tilfeller skal henvises til det aktuelle punktet i IR-10-11-06 ”Valg av avgjørelsesform i UNE”.

4.2.2 Kontakt med Landinfo under saksforberedelsen

Dersom sekretariatet har behov for bistand/innhenting av landinformasjon fra Landinfo skal saksbehandler først kontakte seksjonens aktuelle landkontakt, som har i oppgave å sile og systematisere henvendelser til Landinfo. Den enkelte saksbehandler vil selv kunne ta kontakt med Landinfo etter å ha sjekket med landkontakten at seksjonen ikke allerede har svar på spørsmålet. Hvis den aktuelle landkontakt er fraværende, fungerer landkontaktene i den enkelte asylseksjon som back up for hverandre. Dersom nemndleder har behov for bistand/innhenting av landinformasjon fra Landinfo, skal dette normalt gå gjennom saksbehandler.

Kontakt mellom UNE og Landinfo når det gjelder forespørsler skal skje skriftlig via e-post, eller eventuelt ved telefonhenvendelse med etterfølgende telefonnotat. Den som har hatt kontakt med Landinfo har ansvar for at e-post eller telefonnotat registreres som dokument i den aktuelle saken. (Se ellers IR 10-11-15 om partsinnsyn om når dette vil være å anse som et internt dokument).

UNE skal ved alle henvendelser sette en tidsfrist for når svar forventes fra Landinfo.

Kopi av bestillinger til den enkelte landrådgiver skal alltid sendes den aktuelle desken i Landinfo. Saksbehandler i UNE er ansvarlig for at kopi av henvendelser til og svar fra Landinfo gis til den aktuelle landkontakt og seksjonssjef. 

4.3 Sekretariatet avgjør

Saken forberedes, utkast til vedtak utarbeides og vedtak treffes i seksjonen. Om det unntaksvis skulle være nødvendig, gis det i form av merknader en kort skriftlig begrunnelse for valg av avgjørelsesform.    

4.4 Nemndleder avgjør etter forberedelse av sekretariatet

Formålet med saksforberedelsen er at den skal være tilstrekkelig til at nemndleder kan treffe et korrekt vedtak i hht. lov, forskrift, andre rettskilder og landkunnskap, uten tidkrevende saksbehandling av nemndleder selv.

Dersom sekretariatet, uten forutgående drøftelse med nemndleder, forbereder en sak for avgjørelsesformen ”nemndleder”, utarbeider saksbehandler utkast til vedtak. Utkastet legges opp med en henvisning til aktuelt pkt i IR 10-11-06 ” Valg av avgjørelsesform i UNE”, jf. også pkt 4.2.1 i disse retningslinjene. I utgangspunktet bør et utkast til vedtak være selvforklarende. I de tilfeller det foreligger forhold som ikke er naturlige å berøre i vedtakets begrunnelse, men som kan ha relevans for valg av avgjørelsesform eller resultat i saken, kan det i korte merknader vises til kilder som inneholder opplysninger av betydning for forslaget til avgjørelsesformen og/eller til resultat i saken. Dette kan skje i form av en henvisning til hvor man kan finne kildene/ og/eller en kort gjengivelse av informasjonen i disse. Dersom det er hensiktmessig kan det i papirsaker tas utskrift av slike dokumenter som legges ved saken, enten uten at det skrives merknader eller i kombinasjon med merknader.

Dersom sekretariatet, etter forutgående drøftelse med nemndleder, har forberedt en sak for avgjørelsesformen ”nemndleder”, oversendes utkast til vedtak nemndleder med en henvisning til tidligere beslutning om avgjørelsesform. I slike tilfeller skal det i utgangspunktet ikke skrives merknader.

Dersom det kommer inn nye dokumenter etter at saken er overført nemndleder i DUF, skal nemndleder skrive inn omtalen av dokumentene i sakssammendraget og eventuelt kommentere de nye anførslene eller opplysningene i vedtakets begrunnelse. Inneholder de nye dokumentene opplysninger eller anførsler som gjør at det er behov for ytterligere saksforberedelse, returneres saken til saksbehandler for oppfølging.

4.4.1 Papirsaker med worddokumenter

Nemndleder skriver ut det endelige vedtaket etter å ha foretatt eventuelle justeringer og undertegner. Har nemndleder gjort endringer i utkastet, skal dette markeres på utkastet med mindre det dreier seg om individuelle språklige preferanser etc som ikke har betydning for saksbehandlerens senere utforming av vedtak. Utkastet med kommentarer og tilbakemeldinger fra nemndleder, jf. pkt 4.6 nedenfor, skal legges i de interne saksdokumentene. Saksdokumentene returneres så til den aktuelle seksjon via seksjonssjefen og overføres også elektronisk i DUF til saksbehandler.

4.4.2 Papirsaker med eDok

Nemndleder skriver ut det endelige vedtaket etter å ha foretatt eventuelle justeringer. Vedtaket er elektronisk signert idet det registreres. Eventuelle kommentarer til saksbehandler skrives som merknader til eDok-dokumentet. Saken returneres til seksjonen i DUF.

4.4.3 eSak med eDok

Vedtaket skrives ikke ut av nemndleder, men av Dokumentsenteret når saken sendes ut av UNE.  Vedtaket er elektronisk signert idet det registreres. Eventuelle kommentarer til saksbehandler skrives som merknader til eDok-dokumentet. Saken returneres til seksjonen i DUF.

4.5 Avgjørelse i nemndmøte

I saker hvor avgjørelsesformen er nemndmøte skriver sekretariatet bare merknader.  Formålet med merknadene er at de skal gi et tilstrekkelig grunnlag for at nemndmøtet kan treffe et korrekt vedtak i henhold til lov, forskrift, andre rettskilder og landkunnskap, uten ytterligere saksbehandling enn selve nemndmøtet. 

Dersom nemndleder har besluttet at bare visse deler av en sak skal avgjøres i nemnd som er berammet med personlig fremmøte, jf. utf. § 16-11, skal saksbehandler underrette advokaten (eller klageren dersom vedkommende ikke er representert ved advokat) skriftlig om dette. Mal for slikt brev finnes i DUF.

4.5.1 Merknadene til nemndmøte:

Merknadene er skriftlige og består av to deler;

- et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendraget) og

- sekretariatets foreløpige vurdering av sakens hovedproblemstillinger og tvilsspørsmål  

Sakssammendraget skal utformes slik at det kan klippes rett inn i vedtaket når dette skal skrives.

Sekretariatets foreløpige vurdering skal inneholde sekretariatets vurdering av og redegjørelse for hvilke problemstillinger saken reiser/ hvilke tvilsspørsmål som gjør seg gjeldende. Det skal redegjøres for rettskilder og gis informasjon om f eks praksis. I den grad det er hensiktsmessig kan også landinformasjon mv gjengis i merknadene. Dersom klageren eller andre skal møte og forklare seg for nemnda, skal saksbehandler redegjøre for hvilke spørsmål disse bør stilles. Saksbehandler skal ikke utarbeide ytterligere spørsmål utover de som fremgår av merknadene. 

Dersom nemndleder har besluttet at bare visse deler av saken skal avgjøres i nemndmøte, jf. ulf § 16-11, skal merknadene begrenses til å gjelde dette eller disse spørsmålene. I klagesaker skal det da i merknadenes vurderingsdel gis en begrunnelse for resultatet i den delen av saken som ikke byr på vesentlige tvilsspørsmål. Også denne begrunnelsen skal kunne klippes rett inn i vedtaket. Fremkommer det opplysninger under et nemndmøte hvor klageren møter, som nødvendiggjør endringer i denne begrunnelsen, er nemndleder ansvarlig for å foreta slike endringer. Ved behandling av omgjøringsanmodninger er det i merknadene tilstrekkelig å vise til UNEs tidligere vedtak når saken er begrenset, jf ulf § 16-11, til å gjelde betydningen av nye anførsler eller opplysninger.

Dersom saken reiser flere problemstillinger under ulike forutsetninger, kan subsidiære problemstillinger skisseres kort med en henvisning til at sekretariatet muntlig kan redegjøre for en/noen av disse ved behov.

Etter konkret vurdering og avtale med nemndleder bør merknader kunne kuttes ut helt, eller gjøres minimale, dersom kopiering av sakens (få) dokumenter i seg selv gir god oversikt og veiledning for nemndmedlemmene. Eksempelvis kan dette være aktuelt i visumsaker.

Det er viktig at vurderingene har et enkelt språk, at de er strukturert, at ulike spørsmål behandles i logisk rekkefølge, at det brukes deloverskrifter etc. Det skal ikke konkluderes mht resultat, men det kan gis delkonklusjoner på de enkelte problemstillingene. Dersom nemndlederen har en annen vurdering enn sekretariatet av noen av de spørsmålene saken reiser, kan den skrives inn av nemndleder og presenteres som et nøytralt alternativ.

Nemndmedlemmene skal ha kopi av de viktigste dokumentene i saken og alle dokumenter det henvises til eller gjengis opplysninger fra i merknadene.  På forespørsel fra nemndmedlemmene skal alle saksdokumentene i papirsaker gjøres tilgjengelige for dem i original under deres saksforberedelse. Originaldokumentene skal også være tilgjengelige under nemndmøtet.

Dersom det før nemndsamlingen, men etter at saken er overført nemndleder i DUF, kommer inn nye dokumenter, skal nemndleder skrive inn omtalen av dokumentene i sakssammendraget og eventuelt vurderingen av betydningen av opplysningene og anførslene i dokumentene i merknadene. Dersom opplysningene og anførslene i de nye dokumentene tilsier behov for ytterligere saksforberedelse, returneres saken til saksbehandler for oppfølging.

Se også pkt 6 om når nemndmøtebehandling er besluttet.

4.5.2 Forberedelse av dokumenter til nemndmøtene, kopiering mv

Vanligvis avholdes en nemndsamling fra mandag morgen til onsdag ettermiddag, hvor mandag normalt er avsatt til lesing av saksdokumenter. Det hender at nemndsamlinger er berammet til andre dager. De frister som er angitt nedenfor gjelder imidlertid uavhengig av når en nemndsamling starter.

- Utvelgelse av saksdokumenter mv

Saksbehandleren har også ansvar for å velge ut de saksdokumenter, notater mv som tillegg til merknadene skal kopieres og framlegges for nemndmedlemmene. Sakens ajourførte dokumentliste, jf. pkt 4.1.2, skal alltid framlegges, tilsvarende gjelder alle dokumenter som det er henvist til eller hentet opplysninger fra i merknadene. Er saksbehandler i tvil om hvilke dokumenter som bør kopieres, tas spørsmålet opp med nemndlederen.

- Utarbeidelse av intern dokumentliste:

Saksbehandler har ansvar for at det utarbeides en intern dokumentliste. Den interne dokumentlisten skal inneholde en oversikt over hvilke dokumenter som er kopiert opp og evt hvilke dokumenter med landinformasjon som er utsendt på forhånd, jf. nedenfor. Navn på nemndleder og dato for nemndmøte skal stå øverst på dokumentlisten.

- Utsendelse av landinformasjon

Saksbehandleren tar stilling til om nemndmedlemmene i forkant av nemndsamlingen skal få tilsendt dokumenter med landinformasjon og eventuelt hvilke dokumenter. Ved tvil, tas spørsmålet opp med nemndlederen. Dokumenter med landinformasjon som skal sendes ut i forkant av møtet føres inn på den interne dokumentlisten og merkes med * (stjerne).

Saksbehandler har ansvar for at Serviceseksjonen v/INKA får kopi av den interne dokumentlisten i saker der det skal sendes ut dokumenter med landinformasjon til nemndmedlemmene på forhånd. Saksbehandler har også ansvar for at INKA samtidig får to kopier av hvert av de dokumentene (merket med *) med landinformasjon og som skal sendes ut på forhånd. Siste frist for saksbehandler til å levere dokumentlisten og eventuelle kopier til Serviceseksjonen v/INKA er mandag kl. 09.00 i uken før nemndsamlingen begynner. Det er viktig å overholde fristen, idet dokumentene ellers ikke vil komme fram til nemndmedlemmene i tide. Kommer dokumentene etter fristen, vil de ikke vil bli sendt ut.    

INKA skal i følgebrevet til nemndmedlemmene presisere at landinformasjonen skal tas med til den forestående nemndsamlingen og leveres tilbake når samlingen er over. Det er derfor ikke nødvendig å kopiere opp disse dokumentene på nytt i forkant av nemndmøtet. Nemndlederen er ellers ansvarlig for få tilbake de forhåndsutsendte dokumentene med landinformasjon når nemndmøtet avsluttes og for å returnere dem til seksjonen.

- Kopiering mv

Saksbehandler sørger for at dokumentene som ikke er merket med * og som skal kopieres, legges i et blått saksomslag (statens fellesblankett x-0038 B/N). I eSaker innebærer dette at saksbehandler først må skrive ut de aktuelle dokumentene. Den interne dokumentlisten festes utenpå omslaget med binders. Saksbehandler leverer dokumentene (herunder merknader) til vekterne i 6. etasje for kopiering, senest mandag kl. 12.00 uken før nemndsamlingen begynner. De øvrige dokumentene i papirsaker oversendes til nemndleder, I både papir- og eSaker oversendes også kopi av de dokumentene som er forhåndsutsendt til nemndmedlemmene, Saken overføres elektronisk i DUF til nemndleder. 

Med mindre nemndleder har angitt noe annet i forbindelse med beslutningen om at saken skal avgjøres i nemnd, kopierer vekterne opp 3 sett – ett til hvert av nemndmedlemmene og ett til saksbehandler. Har nemndleder angitt at det skal kopieres opp 4 sett, må saksbehandler gi vekterne beskjed om dette. Ved kopiering av dokumentene pagineres hvert kopisett automatisk. Angivelsen av sidetall fremgår nederst til høyre på dokumentene.

Når saken er ferdig kopiert, legger vekterne kopisettene (og originalene i papirsaker) i nemndleders hylle i 7. etasje innen onsdag kl 15.00 uken før nemndsamlingen begynner. Nemndleder er ansvarlig for at saksbehandler får sitt kopisett innen torsdag kl 10.00 uken før nemndsamlingen begynner. Dersom nemndleder har foretatt endringer i merknadene etter at saksdokumentene ble levert til kopiering og saken overført nemndleder i DUF, må nemndleder sørge for at medlemmene og saksbehandler får kopi av de endrede merknadene.

Dersom saksbehandler ikke har levert saksdokumentene til vekterne til kopiering innen ovenfor angitte frist, er det saksbehandlers ansvar å få dokumentene kopiert og levert til nemndleder innen utgangen av onsdag uken før nemndsamlingen begynner.

Saksbehandler har ansvar for å varsle nemndleder og seksjonssjef med en gang dersom fristen (innen onsdag kl 15.00) for levering av kopierte dokumenter til nemndleder unntaksvis ikke vil kunne overholdes og begrunne dette. Med mindre saksbehandler og nemndleder avtaler ny frist, må det i samråd med seksjonssjefen vurderes om saken kan tildeles en annen.

Når nemndmøtet er ferdig avviklet, samler nemndlederen inn kopiene av saksdokumentene og merknadene og leverer disse i resepsjonen i 6. etasje for makulering. Kopi av notater med landinformasjon og notater utarbeidet av UNE returneres seksjonen.

4.5.3 Landrådgivers og andres deltakelse i nemndmøtet.

I god tid før nemndmøtet tar nemndleder, i samråd med saksbehandler, stilling til om landrådgiver fra Landinfo skal delta i nemndmøte. Det skal gjøres en konkret vurdering av om det er nødvendig/hensiktsmessig at landrådgiver møter. Ved en slik vurdering vil viktige momenter være sakens kompleksitet og hvor stor betydning landkunnskap vil kunne ha for avgjørelsen, samt saksbehandlers erfaring/kunnskap og hva landrådgiver kan bidra med utover det saksbehandler kan. Det kan også vektlegges om landrådgiver tidligere har møtt i nemndmøter som har avgjort saker som kan sammenlignes med den aktuelle saken.

Besluttes det at landrådgiver skal møte, gjør saksbehandler avtale med landrådgiver i god tid før nemndmøtet og gir landrådgiveren beskjed om hva denne bør være forberedt på. Saksbehandler gir Serviceseksjonen v/ INKA beskjed om at landrådgiveren skal møte og om hva som vil være det landkunnskapsmessige hovedtemaet i saken. INKA sørger for formell innkalling gjennom å sende en e-post til den aktuelle regiondesken, jf. også pkt 6.1 og 6.2. Det skal fremgå av e-posten hva det landkunnskapsmessige hovedtemaet i saken vil være. Innkallingen bekreftes skriftlig fra Landinfo innen tre virkedager. Foreligger ikke bekreftelsen innen fristen, skal purring sendes med kopi til Landinfos leder. Når bekreftelse er mottatt, registrerer Serviceseksjonen v/INKA fremmøtet i vårt innkallingssystem. Dersom landrådgiveren må melde forfall til møtet, skal det i samråd med Landinfo tas stilling til om det skal stille en erstatter. Blir nemndmøtet avlyst, har Serviceseksjonen v/INKA ansvaret for å gi landrådgiveren beskjed.

Nemndleder tar også i god tid forut for et nemndmøte, stilling til hvorvidt ”andre” skal anmodes om eller tillates å møte for nemnda, og gir i så fall beskjed om dette til Serviceseksjonen v/INKA som foretar den formelle innkallingen, jf. også pkt 6.1 og 6.2. Dette gjelder også dersom klager retter en forespørsel om møteadgang for ”andre”. Se for øvrig IR-10-12-02 ” Adgangen til personlig fremmøte i nemndmøte”.

4.6 Tilbakemeldinger fra nemndleder til saksbehandler

For å ivareta behovet for faglig utvikling og kvaliteten på saksforberedelsen skal nemndleder gi tilbakemeldinger til saksbehandler på det arbeidet som er utført i den enkelte sak. Tilbakemeldingene kan gis skriftlig på vedtaksutkast eller merknader, og/eller muntlig, jf. også pkt 4.4. og 4.5. På eDok-dokumenter gjøres dette elektronisk som vedtaksmerknad til dokument (det gule merknadsfeltet) i DUF.

5. Vedtaksutforming 

5.1 Generelt

I saker som avgjøres i nemndmøte eller av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet, skal vedtaket inneholde et kronologisk sammendrag av opplysningene i sakens dokumenter (sakssammendrag). Det skal deretter gis en konkret vurdering opp mot relevante rettsregler og en begrunnelse for hvorfor man er kommet frem til resultatet i saken.

I enkle saker som avgjøres av nemndleder etter forberedelse av sekretariatet og i saker som avgjøres av sekretariatet bør vedtaket bare inneholde et kort og enkelt sakssammendrag og en kort begrunnelse for hvorfor klageren er omfattet er/ikke er omfattet av relevante rettsregler. 

I nemndmøtesaker skal sakssammendraget alltid inneholde en beskrivelse av nye opplysninger som framkom under møtet, jf. fvl § 11d annet ledd. Nemndleder henter selv den aktuelle vedtaksmalen fra DUF og skriver vedtaket. Nemndleder kan forelegge et utkast for saksbehandler for gjennomgang dersom det anses hensiktsmessig.

Det skal vises til kilder i vedtakene. Disse skal som hovedregel gjøres til del av teksten (ikke fotnote) og utgjøre de kildene som rent faktisk er benyttet i det konkrete vedtaket (altså ikke generelle, vanligvis relevante kilder). Den enkelte seksjon skal sørge for å ha løpende ajourførte oversikter over de mest aktuelle kildene.

I saker der bare deler av saken er besluttet behandlet i nemndmøte, jf. ulf § 16-11, skal det fremgå av vedtakets begrunnelse hvilke spørsmål som er avgjort i nemndmøtet og hvilke spørsmål som er avgjort av nemndleder etter forberedelse fra sekretariatet.

Når vedtaket er registrert og arkivert i DUF, returneres saken til den aktuelle seksjonen.

I papirsaker som er avgjort i nemndmøte har nemndleder ansvar for at merknadene med kommentarer og tilbakemeldinger fra nemndleder, jf. punkt 4.6, legges i UNEs interne saksdokumenter. Nemndleder har også ansvar for at kopi av den interne dokumentlisten og protokollen legges i UNEs interne saksdokumenter.

I papirsaker som er avgjort av nemndleder, har nemndleder ansvar for at utkastet til vedtak, påført nemndleders eventuelle kommentarer og tilbakemeldinger, jf. pkt 4.4, legges i sakens interne dokumenter før saken returneres seksjonen.

Vedtaksdato, dvs. dato for registrering av vedtaket i DUF, vil framgå innledningsvis i vedtaket. Datoen for avholdelsen av et nemndmøte skal framgå under formalia på vedtakets første side.

Vedtak kan ikke meddeles parten før det er registrert og arkivert i DUF og er klart for utsendelse.

5.2 Vedtak på engelsk

Vedtak som sendes utenriksstasjonene og der de har ansvaret for underretning av klageren, skal skrives på engelsk.

Unntatt fra dette er saker der klagen tas til følge og det gis tillatelse eller visum. Disse vedtakene skal fortsatt utformes på norsk, men det vedlegges følgebrev på engelsk  sammen med meldingen om vedtaket som sendes utenriksstasjonen. Saksbehandler skriver følgebrevet på vanlig måte, i forbindelse med utarbeiding av vedtaket.

I følgebrevet orienterer vi utenriksstasjonen blant annet om at visum/tillatelse er gitt, at klageren eventuelt må underrettes, eventuelle vilkår og at aktuelt visum/innreisevisum utstedes. Denne rutinen gjelder uavhengig om klageren er representert med advokat/fullmektig eller ikke.

Vedtak som skal sendes utenriksstasjonene, men der klageren er representert ved advokat eller fullmektig i Norge, skal utformes på norsk idet vi legger til grunn at det er advokaten/fullmektigen som underretter klageren om vedtaket, jf. fvl § 12 tredje ledd annet punktum. I de tilfellene klagen ikke tas til følge vedlegges det et følgebrev på engelsk sammen med melding om vedtaket som sendes utenriksstasjonen. I dette følgebrevet skal det framgå at klagen ikke er tatt til følge, og at klagerens fullmektig i Norge er underrettet om vedtaket.

Særlig om nemndleder- og nemndmøtesakene: I nemndledersaker skriver saksbehandler følgebrevet under postregistrering i postklienten når saken returneres fra nemndleder. Nemndleder utarbeider selv følgebrev på engelsk i forbindelse med nemndmøtevedtak, på samme måte. Serviceseksjonen må få beskjed i merknadsfeltet i prosessen UNE oversender sak til Serviceenheten om at følgebrevet kan hentes i Dokumenter under arbeid i postklienten. 

6. Når nemndmøtebehandling er besluttet 

Det vises til pkt 4 om saksforberedelsen.

6.1  Nemndmøte uten personlig fremmøte 

Når nemndleder har besluttet at saken skal avgjøres i nemndmøte uten personlig fremmøte, registrerer nemndleder dette i DUF. Nemndleder legger inn i bookingmerknadene om andre enn klageren skal anmodes om å møte for nemnda, og evt andre relevante opplysninger. INKA-kontoret berammer nemndmøte i saken, og legger inn dato i INKA- systemet. Medarbeiderne i INKA-kontoret sørger for å oppdatere nemndlederens og saksbehandlerens møtekalender i Outlook. Samtidig skal INKA-kontoret registrere møtedato i DUF via arbeidsprosessen UNE registrerer møtedato for nemnd. Både møtekalender i Outlook og registrert møtedato i DUF skal oppdateres ved endringer.

Saksbehandler gjør avtale med landrådgiver og gir, via e-post, INKA-kontoret beskjed om dette, jf. også pkt 4.5.3.

Nemndleder kan, om det er hensiktsmessig og mulig, velge saker fra samme landområde og/eller saker med likeartede problemstillinger for avgjørelse i samme nemndsamling.

Saker uten personlig fremmøte kan også behandles i møte uten at de er berammet på forhånd, jf. også pkt 4.3.1 i IR 10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter.

6.2  Nemndmøte med personlig fremmøte

Når nemndleder har besluttet at saken skal avgjøres i nemndmøte med personlig fremmøte, velger nemndleder denne avgjørelsesformen i DUF. Med mindre noe annet fremgår av bookingmerknaden i DUF, vil INKA-kontoret beramme møte i saken. Møte vil normalt bli berammet mellom 4 til 6 uker fra avgjørelsesformen er registrert i DUF. Dersom det er besluttet å avgjøre saken i nemndmøte før saken er ferdig forberedt, jf. pkt 4.2.1, må nemndleder avklare med saksbehandler om det vil være tilstrekkelig med tid til forberedelse av saken før et møte. Om det ikke vil være tilstrekkelig med tid må nemndleder i forbindelse med valg av avgjørelsesform i DUF, i merknadsfeltet gi beskjed om ønsket tid for tidligst beramming av møtet.

Dato for nemndmøtet blir lagt inn i INKA- systemet av INKA-kontoret. Medarbeiderne på INKA-kontoret sørger for å oppdatere nemndlederens og saksbehandlerens møtekalender i Outlook. Samtidig skal INKA-kontoret registrere møtedato i DUF via arbeidsprosessen UNE registrerer møtedato for nemnd. Både møtekalender i Outlook og registrert møtedato i DUF skal oppdateres ved endringer.

Nemndleder skal, via e-post, varsle INKA-kontoret om andre i tillegg til klageren skal anmodes om eller tillates å møte for nemnda, mens saksbehandler gjør avtale med landrådgiver og gir, via e-post, INKA-kontoret beskjed om dette, jf. også pkt 4.5.3.

6.3 Informasjon til resepsjonen om forhold som kan kreve særlige tiltak

Dersom det er klart at det i tilknytning til gjennomføringen av et nemndmøte vil være forhold som avviker fra det ordinære, f eks behov for særskilte hjelpemidler, sikkerhetstiltak, at klager har sykdom som kan betinge tiltak, at klager fremstilles av politiet eller kriminalomsorgen mv, har sakens nemndleder ansvar for at resepsjonen i så god tid som mulig før nemndmøtet varsles per e-post (Mail_ resepsjon(vektere)), slik at eventuelle nødvendige tiltak kan iverksettes.

6.4 Sekretariatets deltakelse i nemndmøter 

Sekretariatet ved den aktuelle saksbehandler er til stede under nemndmøtene. Når det gjelder nemndmøter uten personlig fremmøte, kan nemndlederen og saksbehandler avtale at saksbehandler ikke behøver å være til stede.

Nemndleder har ansvaret for å avklare med saksbehandler om det er behov for en samtale/møte dem i mellom før nemndmøtet og tar i så fall initiativet til dette.

6.5 Forfall

Dersom noen av partene melder forfall etter å ha bekreftet at de kan møte, skal Serviceseksjonen v/INKA kontakte den aktuelle nemndlederen før nemndmøtet eventuelt omberammes og deretter eventuelt gi beskjed om at nemndmøtet blir omberammet til alle som berøres av endringene.

6.5.1 Klageren 

Saken skal som hovedregel utsettes dersom klageren har gyldig forfall, jf. ulf § 16-13 siste ledd. Unntak kan gjøres dersom andre hensyn, f eks til rask avgjørelse, tilsier at avgjørelse i saken ikke blir utsatt.

Nemndlederen beslutter om klageren har gyldig forfall og om saken likevel skal tas til behandling.

Klagere som er innkalt til nemndmøte har ikke anledning til å la seg representere i nemndmøtet ved advokat dersom han/hun ikke selv er tilstede.

”Andre” vil som hovedregel ikke ha adgang til å møte i nemndmøte uten at klageren selv er tilstede. Unntak kan for eksempel gjøres i oppholdssaker hvor klageren befinner seg i utlandet, men hvor det av hensyn til sakens opplysning anses nødvendig å innkalle f eks herboende referanse som vitne.

6.5.2  Advokaten

Dersom advokaten har gyldig forfall, skal saken som hovedregel berammes til et annet tidspunkt, hvis klageren har fått tilkjent rett til advokat i medhold av utlendingsloven § 92, jf. også ul § 78 femte ledd.

Unntak kan likevel gjøres dersom saken ikke ville ha blitt omberammet selv om klageren selv hadde hatt gyldig forfall.

I andre tilfeller vurderer nemndleder hvor stor betydning det vil ha at klageren møter med advokat. Ved vurderingen bør det også legges vekt på om det ut fra sakens karakter vil kunne framstå som sterkt urimelig at man ikke endrer tidspunktet for nemndmøtet.

Nemndleder beslutter om det foreligger gyldig forfall og om saken skal omberammes.

6.5.3 Andre

Dersom ”andre” som har blitt innkalt eller som har fått adgang til å møte i nemndmøtet, er forhindret fra å møte, avgjør nemndlederen ut fra forfallsgrunn, sakens karakter og vedkommendes rolle i saken, hvorvidt saken skal omberammes.

Det vil kun være i særskilte unntakstilfeller at saken bør omberammes fordi ”andre” er forhindret fra å møte. Ett eksempel kan være dersom klageren er enslig mindreårig og vergen er forhindret fra å møte.

6.5.4 Nemndmedlemmene

Dersom et nemndmedlem har forfall, må det innkalles et nytt medlem fra samme utvalg. Se også IR 10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter, pkt 4. 

7. Gjennomføring av nemndmøtet 

Det vises til IR-10-12-01 om gjennomføring av nemndmøter. 

8. Anmodning om omgjøring av UNEs vedtak

Det vises til IR-10-11-04 om behandling av anmodninger om omgjøring av UNEs vedtak. 

9. Etterbehandling

Når en klager, etter søknad om asyl, gis tillatelse etter lovens § 28, § 38 eller § 74 skal det skrives et eget følgebrev der det gis bekreftelse på at tillatelse er gitt. Dette gjelder også om klageren gis en begrenset tillatelse. Klageren trenger bekreftelsen til å få personnummer. Bekreftelsen skal sendes klagerens advokat sammen med kopien av vedtaket.

Når UNE har truffet et vedtak som innebærer at det skal settes utreisefrist etter IR 10-11-19 om fastsettelse av utreisefrist og underretning om vedtak, skal den fastsatte utreisefristen fremgå av eget følgebrev.

Dokumentsenteret skriver følgebrevene med bekreftelse eller utreisefrist, jf pkt 9.3. 

9.1 Papirsaker

Når saken er ferdig behandlet, klargjøres den av saksbehandler. Slik klargjøring innebærer at saken ryddes. Interne merknader må ligge utenfor det blå saksomslaget/påtegningen slik at de ikke følger med saksdokumentene når de sendes ut fra UNE. Vedtaket (og ev. andre dokumenter) skal dokumentføres. Nemndleder returnerer saken til saksbehandler i den stand den ble mottatt. De dokumentene som eventuelt er mottatt i den perioden nemndleder har hatt saken hos seg, skal være dokumentført. Interne dokumenter skal ligge i UNEs saksomslag.

Når saksbehandler får saken tilbake fra NL, skal alle interne dokumenter skrives ut fra dokumentlista og legges i dette omslaget, inkludert det arkiverte merknadsdokumentet der merknader til vedtaksutkast framgår.

Alle dokumenter (ikke generell landinformasjon) som har vært nødvendige for å begrunne resultatet i saken, skal inngå i de interne saksdokumentene som skal gå til arkivet i UNE. For en nærmere oversikt over hva som skal/kan arkiveres, se IR-80-81-01 ”Dokument og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene.

9.2 eSaker

I eSaker vil alle dokumenter være registrert i dokumentlisten. Nemndleder skal sjekke at vedtaket er riktig arkivert og er uten vannmerke. Saksbehandler skal sjekke at øvrige dokumenter produsert i UNE er riktig arkivert. Dette inkluderer blant annet å sjekke at interne dokumenter er arkivert som dette, og at saksdokumenter som skal dokumentføres har fått dokumentnummer.  Saksbehandler skal også åpne merknadsdokumentet der merknader til vedtaksutkast framgår fra dokumentlista, for å lese nemndleders tilbakemeldinger

9.3 Oversending til Serviceseksjonen for utsendelse

Når saksbehandleren har klargjort saken, oversendes den til Serviceseksjonen. Saksbehandler er ansvarlig for å angi i oppgavedialogboksen hvem som skal ha kopi av vedtaket og informere om det skal settes utreisefrist eller om det skal skrives bekreftelse på tillatelse. I saker der det skal settes utreisefrist skrives det ”JA” på spørsmålet om utreisefrist. I de tilfeller det er gitt tillatelse etter søknad om asyl, skrives det ”Nei” på spørsmålet om utreisefrist og tilføyes: ”Gitt tillatelse”. Papirsaker legges så fysisk til Dokumentsenteret. De interne saksdokumentene legges til Dokumentsenteret for arkivering. Dokumentsenterets oppgaver fremgår av IR-80-81-01 om dokument og saksflyt mellom Dokumentsenteret og de juridiske seksjonene. 

10. Utsendelse av vedtak på e-post og telefaks

Som hovedregel skal vedtak ikke sendes på e-post dersom dette ikke gjøres på en sikker linje. Unntak fra dette kan bare skje dersom det oppstår spesielle omstendigheter. Under alle omstendigheter er det en forutsetning at det på forhånd gis samtykke til slik utsendelse av vedtaket fra klager selv.

Vedtak kan sendes på telefaks når det er behov for det.

Terje Sjeggestad

direktør (sign)