IR av 01.01.10 om adgangen til fremmøte i nemndmøte og stornemnd

1. Innledning

”Utlendingen kan gis adgang til å møte personlig og uttale seg i sak som behandles etter første eller annet ledd. I asylsaker skal slik adgang som hovedregel gis. Utlendingens advokat eller en annen representant for utlendingen kan møte sammen med utlendingen. Også andre kan gis adgang til å møte og avgi uttalelse.”

”Saken som behandles etter første ledd” vil si sak som behandles i nemndmøte. Denne behandlingsformen gjelder alle saker som byr på vesentlige tvilsspørsmål, men også saker som ikke omfattes av dette kriteriet, kan behandles på denne måten. ”Saken som behandles etter annet ledd” vil si sak som behandles i stornemnd. Det vises til IR-10-11-06 om valg av avgjørelsesform i UNE pkt. 2 og 3.

I forskriftens § 16-12, som har overskriften ”Personlig fremmøte i nemndmøte”, er det bestemt at beslutning om personlig fremmøte treffes av en nemndleder, jf. første ledd.

Det fremgår av lovens § 78 sjette ledd at beslutninger om personlig fremmøte ikke kan påklages.

Når en kvinne gis adgang til å møte personlig og har kvinnelig advokat i en sak der det er anført kjønnsbasert forfølgelse, seksuell vold eller lignende, bør nemnda av eget tiltak vurdere om anførslene i saken taler for at nemndlederen/nemndlederne, nemndmedlemmene, tolken og saksbehandleren er kvinner.

Når det behandles sensitive personopplysninger i nemndmøte eller stornemnd med personlig fremmøte, må dette skje i henhold til kravene i personopplysningsloven. Det vises i denne forbindelse til IR-10-11-01 om klagesaksbehandlingen.

2.  Utlendingens adgang til å møte personlig

Som det fremgår under pkt. 1, står det i lovens § 78 femte ledd at ”Utlendingen kan gis adgang til å møte personlig og uttale seg i saken som behandles etter første eller annet ledd. I asylsaker skal slik adgang som hovedregel gis”.

Det er gitt nærmere bestemmelser om utlendingens adgang til personlig fremmøte i forskriftens § 16-12 annet til fjerde ledd.

§ 16-12 annet ledd er en oppfølging av bestemmelsen om at det som hovedregel skal gis adgang til å møte personlig i asylsaker som blir behandlet i nemndmøte eller stornemnd. I alle sakstypene som er regnet opp her, er spørsmålet om beskyttelse et tema, og de er å anse som omfattet av begrepet ”asylsaker”.

Både når begge ektefeller har søkt beskyttelse på eget grunnlag og når den ene knytter sitt beskyttelsesbehov til den andres anførsler, kan det være aktuelt å gi begge adgang til personlig fremmøte.

I § 16-12 tredje ledd er det angitt når det kan gjøres unntak fra hovedregelen om å gi adgang til personlig fremmøte i de tilfellene som er regnet opp i annet ledd. Bestemmelsen er ikke til hinder for at en utlending som omfattes av et av unntakene, likevel gis adgang til å møte personlig.

Bestemmelsen nevner tre sideordnete grunner til at det kan gjøres unntak. Den første er at utlendingens fremstilling av saken blir lagt til grunn for avgjørelsen, den andre at det ikke er tvil om faktum. I begge disse tilfellene er utgangspunktet at det er åpenbart at det ikke vil ha betydning for avgjørelsen å snakke med utlendingen. Det kan imidlertid likevel være omstendigheter i saken som tilsier at utlendingen bør gis adgang til å møte personlig, for eksempel knyttet til anførsler om alvorlige helsemessige forhold. Dette vil kunne være tilfelle dersom det er behov for at utlendingen forklarer seg nærmere om forhold knyttet til tidligere opplevelser i hjemlandet og retursituasjonen, for eksempel om årsaken til helseproblemene og nettverk i hjemlandet.

Den tredje grunnen til å gjøre unntak fra hovedregelen om adgang til personlig fremmøte er at ”nemnda anser det åpenbart at personlig fremmøte ikke vil ha betydning for avgjørelsen av saken”. Det er her tale om saker som ikke omfattes av en av de to førstnevnte unntaksgrunnene, dvs. saker der utlendingens fremstilling av saken ikke blir lagt til grunn samtidig som det er tvil om faktum. Da er utgangspunktet at det vil ha betydning for avgjørelsen at utlendingen møter personlig, og det må være åpenbart at dette ikke vil ha betydning dersom han/hun ikke skal gis adgang til å møte i slike tilfeller.

Når behandling i nemndmøte blir besluttet i en asylsak der utlendingen er returnert til hjemlandet, jf. IR-10-11-06 om valg av avgjørelsesform i UNE pkt. 5, skal det ved vurderingen av spørsmålet om adgang til personlig fremmøte tillegges vekt at utlendingen er i hjemlandet.

Selv om det først og fremst er i asylsaker det er aktuelt å gi utlendingen adgang til å møte personlig, kan slik adgang også gis i andre saker etter en konkret vurdering, jf. § 16-12 fjerde ledd. Her står det: ”Dette kan blant annet være aktuelt i saker om utvisning av utlending som har barn med fast bopel i Norge og selv har fast bopel her, og i saker om hvorvidt en utlending fyller vilkårene for ny tillatelse etter lovens § 53 første ledd bokstav b eller § 53 annet ledd.” Et annet eksempel kan være saker om familieinnvandring der utlendingen befinner seg i riket og har rett til å søke herfra.

I forskriftens § 16-13 første og tredje ledd er det gitt bestemmelser om hva som forventes av utlendingen under møtet.

3.  Adgangen for andre til å møte personlig

3.1
Det fremgår av lovens § 78 femte ledd at utlending som er gitt adgang til personlig fremmøte, har rett til å møte sammen med advokat eller en annen representant. Dette innebærer at advokaten/representanten ikke kan møte i stedet for utlendingen. Selv om det så sent som ved møtets begynnelse viser seg at utlendingen ikke kommer, men advokaten har møtt frem, er det ikke aktuelt å avholde møtet med bare advokaten til stede.

Dersom utlendingen har gyldig forfall, skal saken som hovedregel utsettes, jf. § 16-13 femte ledd. Dersom utlendingen ikke har gyldig forfall, er utgangspunktet at saken likevel behandles og avgjøres. Utlendingen skal ikke kunne trenere saken ved å unnlate å møte. Blir det besluttet at møtet skal avholdes uten utlendingen til stede, enten han/hun har gyldig forfall eller ikke, blir det altså også uten advokaten til stede. Det vises i denne forbindelse også til IR-10-11-01 om klagesaksbehandlingen.

3.2
Som nevnt i lovens § 78 femte ledd kan også andre enn utlendingen selv og hans/hennes fullmektig gis adgang til å møte og avgi uttalelse. Hensikten skal være ”å få saken så godt opplyst som mulig”, jf. § 16-13 annet ledd. Normalt vil slikt fremmøte bare være aktuelt i saker der også utlendingen møter. Det mest aktuelle unntaket fra dette er at herboende gis adgang til å møte i en sak om familieinnvandring der utlendingen befinner seg i utlandet. I helt spesielle tilfeller kan det også være aktuelt å gi den som har skrevet helseerklæring i saken, adgang til å møte etter anmodning av utlendingen, uten at utlendingen selv er gitt slik adgang.

I asylsaker vil det svært ofte dreie seg om en vurdering av utlendingens troverdighet, slik at saken vil bli bedre opplyst av at vedkommende avgir forklaring i nemndmøte enn den vil bli med utelukkende skriftlig forberedelse. Når det gjelder alle andre, kan deres bidrag til sakens opplysning i de aller fleste tilfeller skje på en like god eller bedre måte ved at opplysningene gis i skriftlig form.

I noen asylsaker blir det spørsmål om å tillate fremmøte av helsepersonell og andre fagkyndige, for eksempel leger, herunder psykiatere, og psykologer. Det vil foreligge skriftlige erklæringer i saken når utlendingen anfører helsemessige forhold for å få opphold, og normalt bør alle uttalelser fra personer som nevnt foreligge i skriftlig form, jf. IR-10-14-01 om behandling av asylsaker med anførsler om helsemessige forhold pkt. 2. Dersom det anses ønskelig med ytterligere opplysninger, kan det innhentes tilleggsuttalelser. Det kan unntaksvis gis adgang til at fagkyndige uttaler seg i nemndmøte, uten at det kan gis noe generelt eksempel på at det ikke er mulig å få gode nok opplysninger skriftlig. Dersom det etter en konkret vurdering gis adgang til at fagkyndige møter og uttaler seg, må nemndlederen være nøye med ikke å gi vedkommende anledning til å opptre som prosessfullmektig for utlendingen til fordel for opphold i Norge. Den fagkyndige skal utelukkende uttale seg om den delen av utlendingens situasjon han/hun har innblikk i som fagperson, mens det er nemndmøtet som tar stilling til om uttalelsen skal tillegges vekt, og i tilfelle hvor stor vekt, ved avgjørelsen av saken.

”Andre” gis som regel bare adgang til å være til stede i møtet under sin egen uttalelse.

Utgangspunktet er at en beslutning om å gi ”andre” adgang til å møte og avgi uttalelse, treffes i god tid før nemndmøtets avholdelse. Enten slik beslutning treffes på nemndlederens initiativ eller etter anmodning av utlendingen, vil det avgjørende for vurderingen være hvorvidt det er mulig å få saken godt nok opplyst gjennom skriftlig forberedelse. Bare dersom dette ikke er tilfelle, kan det bli aktuelt å gi adgang til personlig fremmøte. Dette er det avgjørende også dersom utlendingen møter opp i nemnda sammen med en person han/hun ønsker skal uttale seg i nemndmøtet, uten at det er gitt adgang til dette på forhånd.

3.3
Når det gjelder søknader om beskyttelse som omfatter medfølgende barn, vises det til IR-10-13-01 om barn i UNEs saker.

Når en utlending som er gitt adgang til å møte personlig, har eneansvar for barn som ikke er gitt adgang til dette, er utgangspunktet at vedkommende må sørge for noen til å ta hånd om barna mens han/hun møter i nemndmøte. Skulle utlendingen se seg nødt til å ha med seg barna til UNE, gis de ikke adgang til møtet, men må vente utenfor i resepsjonsområdet.

3.4
Et spørsmål av en annen art er om personer som ikke skal uttale seg i saken, etter anmodning kan gis adgang til å være til stede under møtet eller deler av møtet, for eksempel familiemedlemmer eller representanter for en støttegruppe. Sakene er forvaltningssaker, og det fremgår av lovens § 77 femte ledd at nemndas møter foregår for lukkede dører. Det er opp til nemndlederen å beslutte om slik adgang skal gis i særlige tilfeller. En innvilgelse forutsetter at de andre tilstedeværende ikke har innsigelser mot dette.

4.  Spesielt om anmodninger om omgjøring

Det vises til IR-10-11-04 om behandling av omgjøringsanmodninger og IR-10-11-06 om valg av avgjørelsesform i UNE. Det fremgår av sistnevnte IR pkt. 6 når en omgjøringsanmodning bør behandles i nemndmøte eller stornemnd.

Adgangen til å møte personlig når en omgjøringsanmodning behandles i nemndmøte eller stornemnd, bør i utgangspunktet vurderes på samme måte som når det gjelder klagesaker, jf. pkt. 2 foran.

5.  Dekning av kostnader ved fremmøte

Når en nemndleder gir adgang til personlig fremmøte i henhold til reglene under pkt. 2, 3.1, 3.2 og 4 foran, dekkes reise- og oppholdsutgiftene av UNE.

Når en utlending som nevnt i pkt. 3.3 andre avsnitt ser seg nødt til å bringe med seg barna sine til UNE, dekkes også barnas, ev. barnepassers, reise- og oppholdsutgifter av UNE.

Reise- og oppholdsutgifter til personer som nevnt under pkt. 3.4 dekkes ikke av UNE.

Det fremgår av lovens § 92 første til tredje ledd i hvilke tilfeller en utlending har rett til fritt rettsråd uten behovsprøving. Bestemmelsene her gjelder også når en sak behandles i nemndmøte og stornemnd. Dette innebærer at kostnadene ved en advokats eventuelle fremmøte i en sak som ikke omfattes av retten til fritt rettsråd, i utgangspunktet må dekkes av utlendingen selv, jf. imidlertid forvaltningsloven § 36.

Terje Sjeggestad
direktør